MEMBUKUKAN TRANSAKSI KONTRAKTOR MENGGUNAKAN QUICKBOOKS

1        TRANSAKSI YANG BISA DIPROSES MENGGUNAKAN  QUICKBOOKS

Berikut adalah proses membukukan transaksi dengan Customer yang bisa dilakukan dengan menggunakan QuickBook :

a       Transaksi dengan Customer

1). KONTRAK TANPA UANG MUKA

a). Membukukan Kontrak

b). Membukukan TAGIHAN

b).1  Buku Piutang setelah Tagihan

c). Membukukan PENERIMAAN Termijn

c).1  Buku Piutang setelah Penerimaan Pembayaran

c).2  Laporan Pajak PPn     

2). KONTRAK DENGAN UANG MUKA

a). Membukukan Kontrak

b).  Uang Muka dari Customer

b).1  Membuat Account Uang Muka

b).2  Membuat Item Uang Muka

b).3  Membukukan Uang Muka dari Customer

b).4  Buku Penerimaan Uang Muka

c).Membukukan TAGIHAN termijn ke1

c).1  Buku Piutang setelah Tagihan

c).2  Laporan PAJAK

d).Membukukan PENERIMAAN Termijn ke 1

3). PEKERJAAN TAMBAH

a). Membuka file kontrak

b).Membukukan Amandemen Kontrak

4). RETENSI / JAMINAN PEMELIHARAAN

a). Membukukan TAGIHAN Termijn Terahir

a).1  Buku Piutang setelah Tagihan

b). Membukukan PENERIMAAN Termijn terahir

c). Penerimaan kembali retensi

5). DENDA

a). Memfungsikan Finance Charge

b). Membuat Account Pembayaran Denda

c). Membuat item Denda

d). Membayar Denda

b       Transaksi dengan Vendor

Berikut adalah proses membukukan transaksi dengan Vendor dengan menggunakan QuickBook :

1). PEMBELIAN DENGAN SURAT PESANAN

a). Bon Permintaan Bahan

b). Membuat Surat Pesanan

b).1 Buku Catatan Order Barang

c). Penerimaan Barang (Receive Item)

d). Penerimaan Tagihan (Receive Bill)

d).1  Buku Hutang Usaha     

d).2 Pajak Pertambahan Nilai (PPn)

d).3 Neraca

e). Pembayaran Tagihan (Pay Bills)

e).1 Hutang Usaha setelah Pembayaran

e).2 Laporan Pemakaian Bahan berikut harga Bahan

2).  PEMBELIAN TUNAI

3). UPAH KERJA BORONGAN

a). Bon-bonan Opname

b).Pembayaran Opname

b).1 Laporan Upah Borongan

b).2 Laporan Prestasi Kerja

4). SEWA PERALATAN (DG UANG MUKA)

a). Membukukan Uang Muka u/Sewa

b). Menerima Tagihan u/Sewa (Bill)

c). Membayar Tagihan sewa ke 1

d). Pelunasan Tagihan Sewa

5). PEMBAYARAN PAJAK (PPN)

a). Laporan Pajak (PPn)

c       Transaksi Internal

1). TRANSFER BANK KE KAS

a). Transfer Bank ke Ayat Silang

b). Transfer Ayat Silang ke Kas

2). MEMBUKUKAN PIUTANG PIHAK KE III

3). HUTANG PIHAK KE III

4). OWNER DRAW

a). Membukukan pembagian deviden

b). Membukukan penarikan sebagian Modal

d       Transaksi dg Karyawan

1). MEMBUKUKAN DATA KARYAWAN

2). DAFTAR KARYAWAN

3). MEMBAYAR GAJI KARYAWAN

4). PENGEMBALIAN KELEBIHAN GAJI

5). PIUTANG KARYAWAN

6). ANGSURAN PIUTANG KARYAWAN

7). BUKU PIUTANG KARYAWAN

8). MENYIAPKAN ITEM =PRIVE

e       Bon Sementara

1).  KEUANGAN UNTUK PELAKSANAAN PROYEK

a). Kas Proyek untuk Cash Deposit

b). Kas Proyek untuk Biaya overhead lapangan (proyek)

c). Kas Proyek untuk Khusus Pembelian Bahan / Material

d). Kas Proyek Khusus pembelian Bahan Bakar .

e). Biaya upah tenaga harian

f). Biaya upah tenaga borongan

2).  MEMBUKUKAN BON SEMENTARA

a). Account Bon sementara

b). Bon Sementara Ervien

c). Pertanggung Jawaban BS Ervien

d). Buku Bon Sementara

e). Pengembalian sisa BS

f). Buku BS setelah Pelunasan BS

1        PEMBAGIAN TUGAS MEMBUKUKAN TRANSAKSI DG CUSTOMER

Tahapan transaksi dengan CUSTOMER , ditunjukkan seperti gambar skema berikut ,

·       Icon Estimates & Change Orders digunakan untuk membukukan Kontrak dan CCO (Contract Change Order) .

·       Icon Create Invoices digunakan untuk membukukan tagihan Termijn yang dikirim ke pemilik Proyek.

·       Icon Receive Payment digunakan untuk membukukan Termijn yang telah diterima .

  

a       Bagian Umum Administrasi  (Membukukan Kontrak)

Untuk membukukan Kontrak ,Bagian Umum Administrasi membukukannya dengan menggunakan icon Estimates & Change Orders , yang selanjutnya otomatis kontrak ini akan tercatat kedalam Daftar Kontrak Pekerjaan.

b       Bagian Teknik  (Membukukan CCO)

Bila dilapangan terjadi pekerjaan tambah atau kurang (Contract Change Order) , dan apabila perubahan ini telah disetujui oleh pemilik Proyek maka Bagian Teknik segera membukukannnya dengan menggunakan icon Estimates & Change Orders .Tampilan perubahan kontrak (amandemen kontrak) nampak sebagai berikut;

c       Bagian Umum Administrasi  (Membukukan Tagihan Termijn)

Bila tagihan termijn telah dilakukan sesuai dengan persyaratan , maka selanjutnya Bagian Umum Administrasi membukukukan tagihan ini dengan menggunakan Icon Invoices. Dengan telah dibuatnya Invoice , maka otomatis akan tersedia Buku Piutang Usaha

d       Manager (Membuka Reminder)

Setelah langkah-langkah tersebut diatas maka apabila Manager mengklik Icon Reminder , maka akan tampil jendela Reminders yang mengingatkan bahwa ada Invoice atau tagihan Termijn yang sudah jatuh tempo .

e       Kasir (Membukukan Penerimaan Termijn)

Bila CUSTOMER telah melakukan pembayaran , dan diterima oleh bendahara segera

Bendahara membukukannya denga menggunakan Receive Payments

Setelah dibukukan maka otomatis Piutang Usaha berubah sbb

---

1        PEMBAGIAN TUGAS MEMBUKUKAN TRANSAKSI DG SUPLIER

Tahapan transaksi dengan Suplier /Vendor , ditunjukkan seperti gambar skema berikut ,

·          Icon Purchase Order digunakan untuk membukukan Surat Pesanan.

·          Icon Receive Inventory digunakan untuk membukukan barang yang telah diterima dari Vendor/Suplier .

·          Icon Enter Bills Against Inventory  digunakan untuk membukukan nota tagihan yang diterima dari Vendor/Suplier .

·          Icon Pay Bills digunakan untuk membukukan pembayaran kepada Vendor/Suplier atas nota tagihan yang telah diterima

a       Bagian Logistik (Pemesanan Bahan)

Berdasarkan permintaan bahan dari Pelaksana yang telah disetujui oleh Manager , Bagian Logistik memesan barang yang dibutuhkan kepada Suplier dengan membuat Surat Pesanan . Surat Pesanan ini dibuat dengan menggunakan icon Purchase Order , selanjutnya kirim Surat Pesanan itu ke Suplier .

Setelah Surat Pesanan dibuat maka secara otomatis akan tersedia data barang yang dipesan di Buku Catatan Order Barang .

b       Bagian Logistik (Terima Bahan)

Bagian Logistik membukukan penerimaan bahan dengan menggunakan icon Receive Inventory , setelah dibukukan maka bahan yang diterima sudah diakui sebagai HPP

c       Bagian Pembukuan (Menerima Nota Tagihan)

Apabila bahan yang dipesan telah diterima dan Bagian Pembukuan telah menerima Nota Tagihan dari Suplier , bukukan Nota Tagihan tersebut dengan menggunakan Icon Enter Bills Against Inventory  . Setelah Nota tagihan dibukukan maka otomatis didapat buku Hutang Usaha sbb.

d       Manager (Membuka Reminder)

Setelah Nota Tagihan dari Suplier dibukukan, maka apabila Manager mengklik Icon Reminder , maka akan tampil jendela Reminders yang mengingatkan bahwa ada Nota tagihan dari Suplier yang belum dibayar.

e       Kasir (Membukukan Pembayaran ke Suplier)

Apabila Kasir telah membayar Nota tagihan dari Suplier , selanjutnya bukukan pembayaran tersebut dengan menggunakan Pay Bills .

Setelah pembayaran kepada Suplier , maka Hutang Usaha otomatis berubah sebagai berikut.

---

1        PEMBAGIAN TUGAS PEMBUKUAN TRANSAKSI INTERNAL

Selain transaksi dengan Customer dan Suplier , berikut adalah transaksi lainnya yang bisa di proses pembukuannya dengan menggunakan QuickBooks.

JENIS TRANSAKSI	DIBUKUKAN OLEH
TRANSFER BANK KE KAS PIUTANG PIHAK KE III MENERIMA PEMBAYARAN PIUTANG BIAYA DITANGGUHKAN RESTITUSI PPN AKUMULASI PENYUSUTAN HUTANG PIHAK KE III MEMBAYAR HUTANG KEPADA PIHAK KE III HUTANG DIREKSI JAMINAN TENDER BIAYA KEUANGAN BON SEMENTARA MEMBAYAR GAJI KARYAWAN PIUTANG KARYAWAN	Kasir Pembukuan Kasir Pembukuan Pembukuan Pembukuan Kasir Kasir Kasir Pembukuan Pembukuan Pembukuan + Kasir Umum Admin + Kasir Umum Admin + Kasir