SEKILAS TENTANG QuickBooks

A        SEKILAS TENTANG QuickBooks

QuickBooks adalah salah satu Business Management Software & Software pengolah data akutansi terpadu , yang mudah dioperasikan bagi penerapan sistem informasi akutansi berbasis komputer. Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat , bahkan bagi awam yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman dibidang akutansi.

QuickBooks adalah paket program akutansi yang dibuat secara terpadu (integrated software) , dalam artian bahwa semua bagian yang terkait dalam bisnis dapat bekerja secara bersama-sama (multi user) dan menghasilkan report secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan pula.

Software untuk pengelolaan sistem informasi akutansi QuickBooks , adalah salah satu produk dari Intuit .

Intuit adalah salah satu dari banyak perusahaan yang menciptakan software-software manajemen bisnis dan keuangan, akuntansi dan pajak. Intuit didirikan pada tahun 1983 di Mountain View – USA. Pada tahun 1984 untuk pertama kali, Intuit memperkenalkan produk mereka berupa software manajemen keuangan yang diberi nama Quicken. Software Quicken mampu menguasai pasar lebih dari dua dekade dan hingga saat ini software Quicken terus dikembangkan.

Dalam satu CD Software QuickBooks ,terdiri dari beberapa edisi , yaitu:.

1. Contractor Edition
2. General Bussiness Edition
3. Manufactur & Wholesale
4. Non Profit Edition
5. Profesional Servise Edition
6. Retail Edition

Sehingga QuickBooks Premier 2016 bisa digunakan untuk jenis usaha berikut :

.

1. Jasa Konstruksi , Beton Readymix , Asphalt Mixing Plant , Arsitek , Dekorasi
2. Segala macam Pabrik (Manufacture) , Penggergajian kayu , Furniture
3. Bengkel Body Repair , Yayasan Sosial , Yayasan Perguruan Tinggi
4. Organisasi Partai Politik , Kantor Akuntan Publik , Biro Iklan , Biro Konsultan
5. Biro Hukum , Perkebunan , Peternakan , Pertanian , Galeri Seni , Studio Foto
6. Bengkel Otomotif , Showroom Penjualan Mobil , Accessories Kendaraan dan Sparepart
7. Organisasi Gereja , Masjid , Salon Kecantikan , Komputer , Pertamanan
8. Hotel dan Restoran , Bakery , Poliklinik Umum , Poliklinik Gigi
9. Property Management , Catering , Persewaan , Real Estate
10. Retail , Distributor , Penjualan Online , Transportasi , Jasa Pengiriman
11. Koperasi Syariah , Web Design , Garmen , Rental Alat Berat, Pertambangan
12. Pabrik Kopi Bubuk, Pabrik Sepatu & Sandal, Pabrik Pengalengan Ikan
13. Bengkel Perbaikan Alat Berat , Laundry, florist, Radio Broadcasting, Event Organizer

Menu menu penting dalam QuickBooks Enterprise Solutions 2014

1. Membackup file perusahaan yang bisa diatur jadwalnya secara otomatis , atau secara manual .

2.       Restore data dari Backup Copy

3.       Mengarsip kan dan memampatkan file data untuk memperkecil ukuran file.

4.       Verify Data yang gunanya untuk memeriksa apakah ada problem pada file data .

5.       Rebuild Data yang gunanya memperbaiki data yang ada problem.

6. Accountant's review copy , agar Akuntan bisa melakukan penyesuaian tanpamengganggu kegiatan rutin pembukuan perusahaan .
7. Printer Setup untuk mengatur kesesuaian ukuran Form dengan ukuran kertas .
8. Menampilkan kalkulator apabila perlu menghitung secara manual.

9.       Advanced Find untuk pencarian transaksi dengan cepat

10.   Preference untuk mengatur Quickbooks agar sesuai kebutuhan.

11.   Menu list yang bisa menampilkan daftar ; Kode Perkiraan , Item , Fix Asset , Price Level , Class , Pelanggan , Suplier , Karyawan , dan lainnya..

12.   Menampilkan transaksi berulang secara periodik.

13.   Company Center, menampilkan informasi-informasi tentang perusahaan.

14.   Mengatur otorisasi setiap user dalam melakukan entry data .

15. Mengganti password kapan saja , demi alasan keamanan .

16.   Setup Budget untuk menyusun anggaran , sebagai alat kontrol realisasi anggaran tahun berjalan.

17.   Form Invoice untuk membuat Invoice yang ditujukan kepada customer

18.   Form Sales Receipt , yaitu tanda terima pembayaran tunai (kwitansi) untuk Customer .

19. Form Estimates , yang bisa mempunyai arti sebagai Form kontrak dengan Customer
20. Form Create Sales Order untuk membukukan pesanan dari Customer .
21. Form Receive Payment untuk membukukan pembayaran yang diterima dari Customer.
22. Form Menu Create Purchase Order untuk membuat Surat Pesanan pembelian kepada Suplier

23.   Form Receive Items untuk membukukan barang pesanan yang telah diterima dari Suplier

24.   Form Enter Bills untuk membukukan nota tagihan dari Suplier.

25.   Form Receive Items & Enter Bills untuk membukukan penerimaan barang yang disertai nota tagihan dari Suplier

26.   Form Enter Bills membukukan nota tagihan atas barang yang dibeli tanpa melalui proses pembuatan Surat Pesanan.

27. Form Pay Bills untuk membukukan pembayaran kepada Suplier

28.   Form Write Checks untuk membukukan pembelian tunai.

29.   Form Make Deposit untuk membukukan transfer uang dari Undeposit fund ke account Bank

30.   Form Transfer Fund untuk membukukan transfer antar rekening type Kas & Bank ,

31. Form Reconcile untuk melakukan reconsiliasi rekening Bank.

1        Keuntungan Komputerisasi Data Akuntansi

Komputerisasi dalam bidang akutansi memiliki keuntungan sebagai berikut.

a).    Posting dilakukan secara otomatis sehingga menyederhanakan dan memudahkan pekerjaan pembukuan

b).    Data transaksi di buat satu kali saja sehingga mengurangi pengetikan data secara berulang , sehingga meniadakan kesalahan ketik.

c).    Multi User , artinya data yang tersimpan dalam satu komputer dapat diakses oleh komputer lainnya pada waktu yang bersamaan .

d).    User Profile , yang memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap orang/user untuk tiap kegiatan. Misalnya operator bagian penjualan hanya dapat membuat faktur , tidak bisa mengubah maupun menghapusnya.

e).    Realtime Processing , artinya setiap transaksi yang diinput akan langsung mengubah saldo perkiraan , yang pada ahirnya mengubah juga nilai-nilai yang tertera dalam laporan keuangan . Jadi setiap ada transaksi baru , pada saat itu juga kita dapat melihat Neraca , laporan Laba/Rugi , dan laporan lainnya yang sudah up-to-date. Sehingga tutup buku tidak usah menunggu waktu lama .

2        Empat Konsep Dasar  dalam QUICKBOOKS

Empat konsep dasar pada QuickBooks ,adalah : Accounts ,Items, Customers, dan Vendors,. Bila dalam dua menit konsep dasar ini bisa dimengerti maka selanjutnya akan mudah untuk memahami seluk beluk informasi perusahaan dengan cepat dan benar .

a).    Account: Ada dua pengertian mengenai accounts , yang pertama adalah account bank atau rekening bank , yang kedua adalah account yang digunakan dalam pembukuan , untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran (biasanya disebut sebagai kode perkiraan) . Sebagai contoh buatlah account Alat Tulis Kantor untuk membukukan pembelian pensil , buatlah Account Bahan Bakar untuk membukukan pembelian premium , dsb. Semua account ini disusun dalam tabel Chart of Account.

b).    Customers: Customer / CUSTOMER adalah seseorang yang membayar untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan . Dan itu bisa berarti , seorang pasien , donatur , member , clien bantuan hukum , atau CUSTOMER eceran dll.

c).    Vendors: Vendor adalah seseorang kepada siapa perusahaan membayar kecuali karyawan. Dan itu bisa berarti , subcontractors, perusahaan gas-air-listrik , pemilik lahan , kantor pajak , atau suppliers.

d).    Items: Item adalah sesuatu atau apa saja yang akan ditempatkan pada invoice , purchase order dan bill . Ini bisa terdiri dari barang-barang yang diproduksi , sparepart , services, upah pekerja , diskon dan pajak.

3        Memahami Tampilan Jendela  QuickBooks

Title Bar , adalah baris paling atas dari jendela yang berisi nama perusahaan yang sedang aktif

Menu Bar , atau baris menu berisi daftar menu dari QuickBooks .Untuk mengaktifkan sebuah menu dilakukan dengan mengklik menu yang dimaksud.

Icon Bar , terdiri dari icon menu-menu yang sering digunakan , agar dalam penggunaannya tinggal klik icon menu yang diperlukan tanpa harus melalui daftar menu.

Jendela Open Window ,akan menampilkan daftar jendela QuickBooks yang sedang dibuka.

Minimize ,Maximize ,Close , dengan mengklik tombol Minimize maka jendela akan mengecil dan diletakkan dibagian bawah jendela Window , sedang tombol Maximize untuk memperbesar jendela QuickBooks sehingga memenuhi ukuran layar.Tombol Close digunakan untuk keluar dari QuickBooks.