BAB.1         PENDAHULUAN

Pada umumnya manajemen suatu perusahaan Jasa Konstruksi untuk keperluan kelancaran usaha , mengoptimalkan laba , meningkatkan daya saing , meningkatkan kepuasan pelanggan dan untuk menentukan strategi keuangan perusahaan , membutuhkan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

Laporan keuangan

·          Buku Kas

·          Buku Bank

·          Neraca

·          Penjelasan Pos-pos Neraca

·          Laba/Rugi

·          Penjelasan Pos-pos Laba/Rugi

·          Arus Kas.

·          Journal

·          Buku Besar

·          Piutang Usaha (Tagihan Termijn)

·          Hutang Usaha

·          Dan laporan keuangan lainnya

Laporan untuk pengendalian pelaksanaan

·          Daftar Kontrak Pekerjaan

·          Perbandingan antara Nilai Kontrak dengan  Progres Tagihan

·          Buku Catatan Order Barang / Buku Pesanan Barang

·          Buku Persediaan Barang

·          Perbandingan antara Realisasi Pelaksanaan vs Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP)

·          Harga pokok Produksi, yang secara rinci menyajikan laporan jumlah dan harga barang yang digunakan untuk setiap Proyek yang sedang dikerjakan.

·          Daftar harga satuan bahan yang pernah dibeli , untuk nantinya bisa digunakan sebagai referensi pada saat membuat Penawaran pelelangan pekerjaan

·          Buku Bon Sementara setiap pelaksana dilapangan

·          Dsb menurut laporan yang diinginkan oleh manajemen

Agar supaya laporan keuangan ini bermanfaat secara maksimal bagi manajemen perusahaan , maka laporan ini harus bisa disajikan setiap saat diperlukan (real time), atau laporan harus bisa update setiap saat sejalan dengan proses pencatatan data transaksi .

Apabila sistem pembukuan perusahaan belum bisa menyajikan laporan yang uptodate setiap saat , maka sudah tiba saatnya untuk menerapkan komputerisasi terpadu dengan menggunakan software akuntansi / pembukuan

1               TENTANG QuickBooks

QuickBooks Accounting Sistem & Business Management adalah salah satu software produk dari Intuit untuk pengelolaan informasi akuntansi dan bisnis manajemen.

Intuit adalah salah satu dari banyak perusahaan yang menciptakan software-software manajemen bisnis dan keuangan, akuntansi dan pajak. Intuit didirikan pada tahun 1983 di Mountain View – USA. Pada tahun 1984 untuk pertama kali, Intuit memperkenalkan produk mereka berupa software manajemen keuangan yang diberi nama Quicken. Software Quicken mampu menguasai pasar lebih dari dua dekade dan hingga saat ini software Quicken terus dikembangkan.

Seiring dengan berjalannya waktu, maka saat ini Intuit telah memperkerjakan lebih dari 7000 karyawan dan memiliki 18 kantor perwakilan yang tersebar di Amerika, Canada, Inggris dan India. Hingga pada saat ini Intuit telah banyak menciptakan dan mengembangkan beberapa software yang sangat handal.

QuickBooks adalah salah satu Business Management Software & Software pengolah data akuntansi terpadu , yang mudah dioperasikan bagi penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat , bahkan bagi awam yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman dibidang akuntansi.

QuickBooks adalah paket program akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software) , dalam artian bahwa semua bagian yang terkait dalam bisnis dapat bekerja secara bersama-sama (multi user) dan menghasilkan report secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan pula.

a.    Kuntungan Komputerisasi data Akuntansi

Komputerisasi dalam bidang akuntansi memiliki keuntungan sebagai berikut.

1.      Posting dilakukan secara otomatis sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan

2.      Data transaksi di buat satu kali saja sehingga mengurangi pengetikan data secara berulang , sehingga meniadakan kesalahan ketik.

3.      Multi User , artinya data yang tersimpan dalam satu komputer dapat diakses oleh komputer lainnya pada waktu yang bersamaan .

4.      User Profile , yang memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap orang/user untuk tiap kegiatan. Misalnya operator bagian penjualan hanya dapat membuat faktur , tidak bisa mengubah maupun menghapusnya.

5.      Realtime Processing , artinya setiap transaksi yang diinput akan langsung mengubah saldo perkiraan , yang pada ahirnya mengubah juga nilai-nilai yang tertera dalam laporan keuangan . Jadi setiap ada transaksi baru , pada saat itu juga kita dapat melihat Neraca , laporan Laba/Rugi , dan laporan lainnya yang sudah up-to-date. Sehingga tutup buku tidak usah menunggu waktu lama .

b.    Empat Konsep Dasar dalam QuickBooks

Empat konsep dasar pada QuickBooks ,adalah : Accounts ,Items, Customers, dan Vendors,. Bila dalam dua menit konsep dasar ini bisa dimengerti maka selanjutnya akan mudah untuk memahami seluk beluk informasi perusahaan dengan cepat dan benar .

Account: Ada dua pengertian mengenai accounts , yang pertama adalah account bank atau rekening bank , yang kedua adalah account yang digunakan dalam pembukuan , untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran (biasanya disebut sebagai kode perkiraan) . Sebagai contoh buatlah account Alat Tulis Kantor untuk membukukan pembelian pensil , buatlah Account Bahan Bakar untuk membukukan pembelian premium , dsb. Semua account ini disusun dalam tabel Chart of Account.

Customers: Customer / pelanggan adalah seseorang yang membayar untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan . Dan itu bisa berarti , seorang pasien , donatur , member , clien bantuan hukum , atau pelanggan eceran dll.

Vendors: Vendor adalah seseorang kepada siapa perusahaan membayar kecuali karyawan. Dan itu bisa berarti , subcontractors, perusahaan gas-air-listrik , pemilik lahan , kantor pajak , atau suppliers.

Items: Item adalah sesuatu atau apa saja yang akan ditempatkan pada invoice , purchase order dan bill . Ini bisa terdiri dari barang-barang yang diproduksi , sparepart , services, upah pekerja , diskon dan pajak.

c.     Pemanfaatan Komputer dalam Jaringan

Apabila di masing-masing Bagian , yaitu:

Bagian Logistik ,

Bagian Kasir

Bagian Umum Administrasi

Bagian Teknik

Bagian Pembukuan

Manager

Mempunyai komputer yang telah terhubung satu sama lain dalam jaringan lokal (Local Areal Network), maka dengan Quickbooks setiap Bagian dapat menggunakan komputernya untuk menginput data pembukuan sesuai dengan bidang tugasnya , dan dalam waktu yang bersamaan (multi user). Apabila tugas masing-masing bagian dilaksanakan dengan tertib dengan bantuan QuickBooks , maka data Pembukuan akan update setiap saat.

Jadi pada dasarnya bekerja dengan QuickBooks adalah Kerja Team bukan kerja Individual

d.    BERPINDAH KE QuickBooks

Apabila dalam melaksanakan kegiatan akuntansi sebuah perusahaan akan beralih dari penggunaan software lama ke software QuickBooks , ikuti tahapan-tahapan berikut:

1.      Pertama-tama Install Software QuickBooks

2.      Registrasi QuicBooks.

3.      Siapkan sebuah file data base akuntansi

4.      Pengaturan operasional pada QuickBooks dengan menggunakan Preference