SEKILAS TENTANG QuickBooks

A        SEKILAS TENTANG QuickBooks

QuickBooks adalah salah satu Business Management Software & Software pengolah data akutansi terpadu , yang mudah dioperasikan bagi penerapan sistem informasi akutansi berbasis komputer. Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat , bahkan bagi awam yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman dibidang akutansi.

QuickBooks adalah paket program akutansi yang dibuat secara terpadu (integrated software) , dalam artian bahwa semua bagian yang terkait dalam bisnis dapat bekerja secara bersama-sama (multi user) dan menghasilkan report secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan pula.

Software untuk pengelolaan sistem informasi akutansi QuickBooks , adalah salah satu produk dari Intuit .

Intuit adalah salah satu dari banyak perusahaan yang menciptakan software-software manajemen bisnis dan keuangan, akuntansi dan pajak. Intuit didirikan pada tahun 1983 di Mountain View – USA. Pada tahun 1984 untuk pertama kali, Intuit memperkenalkan produk mereka berupa software manajemen keuangan yang diberi nama Quicken. Software Quicken mampu menguasai pasar lebih dari dua dekade dan hingga saat ini software Quicken terus dikembangkan.

Dalam satu CD Software QuickBooks ,terdiri dari beberapa edisi , yaitu:.

1. Contractor Edition
2. General Bussiness Edition
3. Manufactur & Wholesale
4. Non Profit Edition
5. Profesional Servise Edition
6. Retail Edition

Sehingga QuickBooks Premier 2016 bisa digunakan untuk jenis usaha berikut :

.

1. Jasa Konstruksi , Beton Readymix , Asphalt Mixing Plant , Arsitek , Dekorasi
2. Segala macam Pabrik (Manufacture) , Penggergajian kayu , Furniture
3. Bengkel Body Repair , Yayasan Sosial , Yayasan Perguruan Tinggi
4. Organisasi Partai Politik , Kantor Akuntan Publik , Biro Iklan , Biro Konsultan
5. Biro Hukum , Perkebunan , Peternakan , Pertanian , Galeri Seni , Studio Foto
6. Bengkel Otomotif , Showroom Penjualan Mobil , Accessories Kendaraan dan Sparepart
7. Organisasi Gereja , Masjid , Salon Kecantikan , Komputer , Pertamanan
8. Hotel dan Restoran , Bakery , Poliklinik Umum , Poliklinik Gigi
9. Property Management , Catering , Persewaan , Real Estate
10. Retail , Distributor , Penjualan Online , Transportasi , Jasa Pengiriman
11. Koperasi Syariah , Web Design , Garmen , Rental Alat Berat, Pertambangan
12. Pabrik Kopi Bubuk, Pabrik Sepatu & Sandal, Pabrik Pengalengan Ikan
13. Bengkel Perbaikan Alat Berat , Laundry, florist, Radio Broadcasting, Event Organizer

Menu menu penting dalam QuickBooks Enterprise Solutions 2014

1. Membackup file perusahaan yang bisa diatur jadwalnya secara otomatis , atau secara manual .

2.       Restore data dari Backup Copy

3.       Mengarsip kan dan memampatkan file data untuk memperkecil ukuran file.

4.       Verify Data yang gunanya untuk memeriksa apakah ada problem pada file data .

5.       Rebuild Data yang gunanya memperbaiki data yang ada problem.

6. Accountant's review copy , agar Akuntan bisa melakukan penyesuaian tanpamengganggu kegiatan rutin pembukuan perusahaan .
7. Printer Setup untuk mengatur kesesuaian ukuran Form dengan ukuran kertas .
8. Menampilkan kalkulator apabila perlu menghitung secara manual.

9.       Advanced Find untuk pencarian transaksi dengan cepat

10.   Preference untuk mengatur Quickbooks agar sesuai kebutuhan.

11.   Menu list yang bisa menampilkan daftar ; Kode Perkiraan , Item , Fix Asset , Price Level , Class , Pelanggan , Suplier , Karyawan , dan lainnya..

12.   Menampilkan transaksi berulang secara periodik.

13.   Company Center, menampilkan informasi-informasi tentang perusahaan.

14.   Mengatur otorisasi setiap user dalam melakukan entry data .

15. Mengganti password kapan saja , demi alasan keamanan .

16.   Setup Budget untuk menyusun anggaran , sebagai alat kontrol realisasi anggaran tahun berjalan.

17.   Form Invoice untuk membuat Invoice yang ditujukan kepada customer

18.   Form Sales Receipt , yaitu tanda terima pembayaran tunai (kwitansi) untuk Customer .

19. Form Estimates , yang bisa mempunyai arti sebagai Form kontrak dengan Customer
20. Form Create Sales Order untuk membukukan pesanan dari Customer .
21. Form Receive Payment untuk membukukan pembayaran yang diterima dari Customer.
22. Form Menu Create Purchase Order untuk membuat Surat Pesanan pembelian kepada Suplier

23.   Form Receive Items untuk membukukan barang pesanan yang telah diterima dari Suplier

24.   Form Enter Bills untuk membukukan nota tagihan dari Suplier.

25.   Form Receive Items & Enter Bills untuk membukukan penerimaan barang yang disertai nota tagihan dari Suplier

26.   Form Enter Bills membukukan nota tagihan atas barang yang dibeli tanpa melalui proses pembuatan Surat Pesanan.

27. Form Pay Bills untuk membukukan pembayaran kepada Suplier

28.   Form Write Checks untuk membukukan pembelian tunai.

29.   Form Make Deposit untuk membukukan transfer uang dari Undeposit fund ke account Bank

30.   Form Transfer Fund untuk membukukan transfer antar rekening type Kas & Bank ,

31. Form Reconcile untuk melakukan reconsiliasi rekening Bank.

1        Keuntungan Komputerisasi Data Akuntansi

Komputerisasi dalam bidang akutansi memiliki keuntungan sebagai berikut.

a).    Posting dilakukan secara otomatis sehingga menyederhanakan dan memudahkan pekerjaan pembukuan

b).    Data transaksi di buat satu kali saja sehingga mengurangi pengetikan data secara berulang , sehingga meniadakan kesalahan ketik.

c).    Multi User , artinya data yang tersimpan dalam satu komputer dapat diakses oleh komputer lainnya pada waktu yang bersamaan .

d).    User Profile , yang memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap orang/user untuk tiap kegiatan. Misalnya operator bagian penjualan hanya dapat membuat faktur , tidak bisa mengubah maupun menghapusnya.

e).    Realtime Processing , artinya setiap transaksi yang diinput akan langsung mengubah saldo perkiraan , yang pada ahirnya mengubah juga nilai-nilai yang tertera dalam laporan keuangan . Jadi setiap ada transaksi baru , pada saat itu juga kita dapat melihat Neraca , laporan Laba/Rugi , dan laporan lainnya yang sudah up-to-date. Sehingga tutup buku tidak usah menunggu waktu lama .

2        Empat Konsep Dasar  dalam QUICKBOOKS

Empat konsep dasar pada QuickBooks ,adalah : Accounts ,Items, Customers, dan Vendors,. Bila dalam dua menit konsep dasar ini bisa dimengerti maka selanjutnya akan mudah untuk memahami seluk beluk informasi perusahaan dengan cepat dan benar .

a).    Account: Ada dua pengertian mengenai accounts , yang pertama adalah account bank atau rekening bank , yang kedua adalah account yang digunakan dalam pembukuan , untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran (biasanya disebut sebagai kode perkiraan) . Sebagai contoh buatlah account Alat Tulis Kantor untuk membukukan pembelian pensil , buatlah Account Bahan Bakar untuk membukukan pembelian premium , dsb. Semua account ini disusun dalam tabel Chart of Account.

b).    Customers: Customer / CUSTOMER adalah seseorang yang membayar untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan . Dan itu bisa berarti , seorang pasien , donatur , member , clien bantuan hukum , atau CUSTOMER eceran dll.

c).    Vendors: Vendor adalah seseorang kepada siapa perusahaan membayar kecuali karyawan. Dan itu bisa berarti , subcontractors, perusahaan gas-air-listrik , pemilik lahan , kantor pajak , atau suppliers.

d).    Items: Item adalah sesuatu atau apa saja yang akan ditempatkan pada invoice , purchase order dan bill . Ini bisa terdiri dari barang-barang yang diproduksi , sparepart , services, upah pekerja , diskon dan pajak.

3        Memahami Tampilan Jendela  QuickBooks

Title Bar , adalah baris paling atas dari jendela yang berisi nama perusahaan yang sedang aktif

Menu Bar , atau baris menu berisi daftar menu dari QuickBooks .Untuk mengaktifkan sebuah menu dilakukan dengan mengklik menu yang dimaksud.

Icon Bar , terdiri dari icon menu-menu yang sering digunakan , agar dalam penggunaannya tinggal klik icon menu yang diperlukan tanpa harus melalui daftar menu.

Jendela Open Window ,akan menampilkan daftar jendela QuickBooks yang sedang dibuka.

Minimize ,Maximize ,Close , dengan mengklik tombol Minimize maka jendela akan mengecil dan diletakkan dibagian bawah jendela Window , sedang tombol Maximize untuk memperbesar jendela QuickBooks sehingga memenuhi ukuran layar.Tombol Close digunakan untuk keluar dari QuickBooks.

QuickBooks UNTUK USAHA JASA KONSTRUKSI

B       QuickBooks UNTUK USAHA JASA KONSTRUKSI

Pada umumnya manajemen suatu perusahaan Jasa Konstruksi untuk keperluan kelancaran usaha , mengoptimalkan laba , meningkatkan daya saing , meningkatkan kepuasan CUSTOMER dan untuk menentukan strategi keuangan perusahaan , membutuhkan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

Laporan keuangan

• Buku Kas
• Buku Bank
• Neraca
• Penjelasan Pos-pos Neraca
• Laba/Rugi
• Penjelasan Pos-pos Laba/Rugi
• Arus Kas.
• Journal
• Buku Besar
• Piutang Usaha (Tagihan Termijn)
• Hutang Usaha
• Dan laporan keuangan lainnya

Laporan untuk pengendalian pelaksanaan

• Daftar Kontrak Pekerjaan
• Perbandingan antara Nilai Kontrak dengan  Progres Tagihan
• Buku Catatan Order Barang / Buku Pesanan Barang
• Buku Persediaan Barang
• Perbandingan antara Realisasi Pelaksanaan vs Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP)
• Harga pokok Produksi, yang secara rinci menyajikan laporan jumlah dan harga barang yang digunakan untuk setiap Proyek yang sedang dikerjakan.
• Daftar harga satuan bahan yang pernah dibeli , untuk nantinya bisa digunakan sebagai referensi pada saat membuat Penawaran pelelangan pekerjaan
• Buku Bon Sementara setiap pelaksana dilapangan
• Dsb menurut laporan yang diinginkan oleh manajemen

Agar supaya laporan keuangan ini bermanfaat secara maksimal bagi management Perusahaan , maka laporan ini harus bisa disajikan setiap saat diperlukan (real time), atau laporan harus bisa update setiap saat sejalan dengan proses pencatatan data transaksi .

Apabila sistem pembukuan di Perusahaan anda belum bisa menyajikan laporan yang uptodate setiap saat , maka sudah tiba saatnya untuk menerapkan komputerisasi terpadu dibidang pembukuan

1        PEMANFAATAN KOMPUTER DALAM JARINGAN

Apabila di masing-masing Bagian , yaitu :

a).    Bagian Logistik ,

b).    Bagian Kasir

c).    Bagian Umum Administrasi

d).    Bagian Teknik

e).    Bagian Pembukuan

f).     Manager

Telah mempunyai komputer yang telah terhubung satu sama lain dalam jaringan lokal (Local Areal Network), maka dengan Quickbooks setiap Bagian dapat menggunakan komputernya masing-masing untuk menginput data pembukuan sesuai dengan bidang tugasnya , dan dalam waktu yang bersamaan (multi user). Apabila tugas masing-masing bagian dilaksanakan dengan tertib dengan bantuan QuickBooks , maka data Pembukuan akan update setiap saat.

Jadi pada dasarnya bekerja dengan QuickBooks adalah Kerja Team bukan kerja Individual

MEMBUKUKAN TRANSAKSI KONTRAKTOR MENGGUNAKAN QUICKBOOKS

1        TRANSAKSI YANG BISA DIPROSES MENGGUNAKAN  QUICKBOOKS

Berikut adalah proses membukukan transaksi dengan Customer yang bisa dilakukan dengan menggunakan QuickBook :

a       Transaksi dengan Customer

1). KONTRAK TANPA UANG MUKA

a). Membukukan Kontrak

b). Membukukan TAGIHAN

b).1  Buku Piutang setelah Tagihan

c). Membukukan PENERIMAAN Termijn

c).1  Buku Piutang setelah Penerimaan Pembayaran

c).2  Laporan Pajak PPn     

2). KONTRAK DENGAN UANG MUKA

a). Membukukan Kontrak

b).  Uang Muka dari Customer

b).1  Membuat Account Uang Muka

b).2  Membuat Item Uang Muka

b).3  Membukukan Uang Muka dari Customer

b).4  Buku Penerimaan Uang Muka

c).Membukukan TAGIHAN termijn ke1

c).1  Buku Piutang setelah Tagihan

c).2  Laporan PAJAK

d).Membukukan PENERIMAAN Termijn ke 1

3). PEKERJAAN TAMBAH

a). Membuka file kontrak

b).Membukukan Amandemen Kontrak

4). RETENSI / JAMINAN PEMELIHARAAN

a). Membukukan TAGIHAN Termijn Terahir

a).1  Buku Piutang setelah Tagihan

b). Membukukan PENERIMAAN Termijn terahir

c). Penerimaan kembali retensi

5). DENDA

a). Memfungsikan Finance Charge

b). Membuat Account Pembayaran Denda

c). Membuat item Denda

d). Membayar Denda

b       Transaksi dengan Vendor

Berikut adalah proses membukukan transaksi dengan Vendor dengan menggunakan QuickBook :

1). PEMBELIAN DENGAN SURAT PESANAN

a). Bon Permintaan Bahan

b). Membuat Surat Pesanan

b).1 Buku Catatan Order Barang

c). Penerimaan Barang (Receive Item)

d). Penerimaan Tagihan (Receive Bill)

d).1  Buku Hutang Usaha     

d).2 Pajak Pertambahan Nilai (PPn)

d).3 Neraca

e). Pembayaran Tagihan (Pay Bills)

e).1 Hutang Usaha setelah Pembayaran

e).2 Laporan Pemakaian Bahan berikut harga Bahan

2).  PEMBELIAN TUNAI

3). UPAH KERJA BORONGAN

a). Bon-bonan Opname

b).Pembayaran Opname

b).1 Laporan Upah Borongan

b).2 Laporan Prestasi Kerja

4). SEWA PERALATAN (DG UANG MUKA)

a). Membukukan Uang Muka u/Sewa

b). Menerima Tagihan u/Sewa (Bill)

c). Membayar Tagihan sewa ke 1

d). Pelunasan Tagihan Sewa

5). PEMBAYARAN PAJAK (PPN)

a). Laporan Pajak (PPn)

c       Transaksi Internal

1). TRANSFER BANK KE KAS

a). Transfer Bank ke Ayat Silang

b). Transfer Ayat Silang ke Kas

2). MEMBUKUKAN PIUTANG PIHAK KE III

3). HUTANG PIHAK KE III

4). OWNER DRAW

a). Membukukan pembagian deviden

b). Membukukan penarikan sebagian Modal

d       Transaksi dg Karyawan

1). MEMBUKUKAN DATA KARYAWAN

2). DAFTAR KARYAWAN

3). MEMBAYAR GAJI KARYAWAN

4). PENGEMBALIAN KELEBIHAN GAJI

5). PIUTANG KARYAWAN

6). ANGSURAN PIUTANG KARYAWAN

7). BUKU PIUTANG KARYAWAN

8). MENYIAPKAN ITEM =PRIVE

e       Bon Sementara

1).  KEUANGAN UNTUK PELAKSANAAN PROYEK

a). Kas Proyek untuk Cash Deposit

b). Kas Proyek untuk Biaya overhead lapangan (proyek)

c). Kas Proyek untuk Khusus Pembelian Bahan / Material

d). Kas Proyek Khusus pembelian Bahan Bakar .

e). Biaya upah tenaga harian

f). Biaya upah tenaga borongan

2).  MEMBUKUKAN BON SEMENTARA

a). Account Bon sementara

b). Bon Sementara Ervien

c). Pertanggung Jawaban BS Ervien

d). Buku Bon Sementara

e). Pengembalian sisa BS

f). Buku BS setelah Pelunasan BS

1        PEMBAGIAN TUGAS MEMBUKUKAN TRANSAKSI DG CUSTOMER

Tahapan transaksi dengan CUSTOMER , ditunjukkan seperti gambar skema berikut ,

·       Icon Estimates & Change Orders digunakan untuk membukukan Kontrak dan CCO (Contract Change Order) .

·       Icon Create Invoices digunakan untuk membukukan tagihan Termijn yang dikirim ke pemilik Proyek.

·       Icon Receive Payment digunakan untuk membukukan Termijn yang telah diterima .

  

a       Bagian Umum Administrasi  (Membukukan Kontrak)

Untuk membukukan Kontrak ,Bagian Umum Administrasi membukukannya dengan menggunakan icon Estimates & Change Orders , yang selanjutnya otomatis kontrak ini akan tercatat kedalam Daftar Kontrak Pekerjaan.

b       Bagian Teknik  (Membukukan CCO)

Bila dilapangan terjadi pekerjaan tambah atau kurang (Contract Change Order) , dan apabila perubahan ini telah disetujui oleh pemilik Proyek maka Bagian Teknik segera membukukannnya dengan menggunakan icon Estimates & Change Orders .Tampilan perubahan kontrak (amandemen kontrak) nampak sebagai berikut;

c       Bagian Umum Administrasi  (Membukukan Tagihan Termijn)

Bila tagihan termijn telah dilakukan sesuai dengan persyaratan , maka selanjutnya Bagian Umum Administrasi membukukukan tagihan ini dengan menggunakan Icon Invoices. Dengan telah dibuatnya Invoice , maka otomatis akan tersedia Buku Piutang Usaha

d       Manager (Membuka Reminder)

Setelah langkah-langkah tersebut diatas maka apabila Manager mengklik Icon Reminder , maka akan tampil jendela Reminders yang mengingatkan bahwa ada Invoice atau tagihan Termijn yang sudah jatuh tempo .

e       Kasir (Membukukan Penerimaan Termijn)

Bila CUSTOMER telah melakukan pembayaran , dan diterima oleh bendahara segera

Bendahara membukukannya denga menggunakan Receive Payments

Setelah dibukukan maka otomatis Piutang Usaha berubah sbb

---

1        PEMBAGIAN TUGAS MEMBUKUKAN TRANSAKSI DG SUPLIER

Tahapan transaksi dengan Suplier /Vendor , ditunjukkan seperti gambar skema berikut ,

·          Icon Purchase Order digunakan untuk membukukan Surat Pesanan.

·          Icon Receive Inventory digunakan untuk membukukan barang yang telah diterima dari Vendor/Suplier .

·          Icon Enter Bills Against Inventory  digunakan untuk membukukan nota tagihan yang diterima dari Vendor/Suplier .

·          Icon Pay Bills digunakan untuk membukukan pembayaran kepada Vendor/Suplier atas nota tagihan yang telah diterima

a       Bagian Logistik (Pemesanan Bahan)

Berdasarkan permintaan bahan dari Pelaksana yang telah disetujui oleh Manager , Bagian Logistik memesan barang yang dibutuhkan kepada Suplier dengan membuat Surat Pesanan . Surat Pesanan ini dibuat dengan menggunakan icon Purchase Order , selanjutnya kirim Surat Pesanan itu ke Suplier .

Setelah Surat Pesanan dibuat maka secara otomatis akan tersedia data barang yang dipesan di Buku Catatan Order Barang .

b       Bagian Logistik (Terima Bahan)

Bagian Logistik membukukan penerimaan bahan dengan menggunakan icon Receive Inventory , setelah dibukukan maka bahan yang diterima sudah diakui sebagai HPP

c       Bagian Pembukuan (Menerima Nota Tagihan)

Apabila bahan yang dipesan telah diterima dan Bagian Pembukuan telah menerima Nota Tagihan dari Suplier , bukukan Nota Tagihan tersebut dengan menggunakan Icon Enter Bills Against Inventory  . Setelah Nota tagihan dibukukan maka otomatis didapat buku Hutang Usaha sbb.

d       Manager (Membuka Reminder)

Setelah Nota Tagihan dari Suplier dibukukan, maka apabila Manager mengklik Icon Reminder , maka akan tampil jendela Reminders yang mengingatkan bahwa ada Nota tagihan dari Suplier yang belum dibayar.

e       Kasir (Membukukan Pembayaran ke Suplier)

Apabila Kasir telah membayar Nota tagihan dari Suplier , selanjutnya bukukan pembayaran tersebut dengan menggunakan Pay Bills .

Setelah pembayaran kepada Suplier , maka Hutang Usaha otomatis berubah sebagai berikut.

---

1        PEMBAGIAN TUGAS PEMBUKUAN TRANSAKSI INTERNAL

Selain transaksi dengan Customer dan Suplier , berikut adalah transaksi lainnya yang bisa di proses pembukuannya dengan menggunakan QuickBooks.

JENIS TRANSAKSI	DIBUKUKAN OLEH
TRANSFER BANK KE KAS PIUTANG PIHAK KE III MENERIMA PEMBAYARAN PIUTANG BIAYA DITANGGUHKAN RESTITUSI PPN AKUMULASI PENYUSUTAN HUTANG PIHAK KE III MEMBAYAR HUTANG KEPADA PIHAK KE III HUTANG DIREKSI JAMINAN TENDER BIAYA KEUANGAN BON SEMENTARA MEMBAYAR GAJI KARYAWAN PIUTANG KARYAWAN	Kasir Pembukuan Kasir Pembukuan Pembukuan Pembukuan Kasir Kasir Kasir Pembukuan Pembukuan Pembukuan + Kasir Umum Admin + Kasir Umum Admin + Kasir

BAB.1         PENDAHULUAN

Pada umumnya manajemen suatu perusahaan Jasa Konstruksi untuk keperluan kelancaran usaha , mengoptimalkan laba , meningkatkan daya saing , meningkatkan kepuasan pelanggan dan untuk menentukan strategi keuangan perusahaan , membutuhkan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

Laporan keuangan

·          Buku Kas

·          Buku Bank

·          Neraca

·          Penjelasan Pos-pos Neraca

·          Laba/Rugi

·          Penjelasan Pos-pos Laba/Rugi

·          Arus Kas.

·          Journal

·          Buku Besar

·          Piutang Usaha (Tagihan Termijn)

·          Hutang Usaha

·          Dan laporan keuangan lainnya

Laporan untuk pengendalian pelaksanaan

·          Daftar Kontrak Pekerjaan

·          Perbandingan antara Nilai Kontrak dengan  Progres Tagihan

·          Buku Catatan Order Barang / Buku Pesanan Barang

·          Buku Persediaan Barang

·          Perbandingan antara Realisasi Pelaksanaan vs Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP)

·          Harga pokok Produksi, yang secara rinci menyajikan laporan jumlah dan harga barang yang digunakan untuk setiap Proyek yang sedang dikerjakan.

·          Daftar harga satuan bahan yang pernah dibeli , untuk nantinya bisa digunakan sebagai referensi pada saat membuat Penawaran pelelangan pekerjaan

·          Buku Bon Sementara setiap pelaksana dilapangan

·          Dsb menurut laporan yang diinginkan oleh manajemen

Agar supaya laporan keuangan ini bermanfaat secara maksimal bagi manajemen perusahaan , maka laporan ini harus bisa disajikan setiap saat diperlukan (real time), atau laporan harus bisa update setiap saat sejalan dengan proses pencatatan data transaksi .

Apabila sistem pembukuan perusahaan belum bisa menyajikan laporan yang uptodate setiap saat , maka sudah tiba saatnya untuk menerapkan komputerisasi terpadu dengan menggunakan software akuntansi / pembukuan

1               TENTANG QuickBooks

QuickBooks Accounting Sistem & Business Management adalah salah satu software produk dari Intuit untuk pengelolaan informasi akuntansi dan bisnis manajemen.

Intuit adalah salah satu dari banyak perusahaan yang menciptakan software-software manajemen bisnis dan keuangan, akuntansi dan pajak. Intuit didirikan pada tahun 1983 di Mountain View – USA. Pada tahun 1984 untuk pertama kali, Intuit memperkenalkan produk mereka berupa software manajemen keuangan yang diberi nama Quicken. Software Quicken mampu menguasai pasar lebih dari dua dekade dan hingga saat ini software Quicken terus dikembangkan.

Seiring dengan berjalannya waktu, maka saat ini Intuit telah memperkerjakan lebih dari 7000 karyawan dan memiliki 18 kantor perwakilan yang tersebar di Amerika, Canada, Inggris dan India. Hingga pada saat ini Intuit telah banyak menciptakan dan mengembangkan beberapa software yang sangat handal.

QuickBooks adalah salah satu Business Management Software & Software pengolah data akuntansi terpadu , yang mudah dioperasikan bagi penerapan sistem informasi akuntansi berbasis komputer. Penggunaannya relatif mudah , dan dapat dikuasai dalam waktu yang relatif singkat , bahkan bagi awam yang tidak mempunyai latar belakang pendidikan dan pengalaman dibidang akuntansi.

QuickBooks adalah paket program akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software) , dalam artian bahwa semua bagian yang terkait dalam bisnis dapat bekerja secara bersama-sama (multi user) dan menghasilkan report secara menyeluruh dalam waktu yang bersamaan pula.

a.    Kuntungan Komputerisasi data Akuntansi

Komputerisasi dalam bidang akuntansi memiliki keuntungan sebagai berikut.

1.      Posting dilakukan secara otomatis sehingga mengurangi pekerjaan pembukuan

2.      Data transaksi di buat satu kali saja sehingga mengurangi pengetikan data secara berulang , sehingga meniadakan kesalahan ketik.

3.      Multi User , artinya data yang tersimpan dalam satu komputer dapat diakses oleh komputer lainnya pada waktu yang bersamaan .

4.      User Profile , yang memungkinkan perusahaan mengatur hak akses setiap orang/user untuk tiap kegiatan. Misalnya operator bagian penjualan hanya dapat membuat faktur , tidak bisa mengubah maupun menghapusnya.

5.      Realtime Processing , artinya setiap transaksi yang diinput akan langsung mengubah saldo perkiraan , yang pada ahirnya mengubah juga nilai-nilai yang tertera dalam laporan keuangan . Jadi setiap ada transaksi baru , pada saat itu juga kita dapat melihat Neraca , laporan Laba/Rugi , dan laporan lainnya yang sudah up-to-date. Sehingga tutup buku tidak usah menunggu waktu lama .

b.    Empat Konsep Dasar dalam QuickBooks

Empat konsep dasar pada QuickBooks ,adalah : Accounts ,Items, Customers, dan Vendors,. Bila dalam dua menit konsep dasar ini bisa dimengerti maka selanjutnya akan mudah untuk memahami seluk beluk informasi perusahaan dengan cepat dan benar .

Account: Ada dua pengertian mengenai accounts , yang pertama adalah account bank atau rekening bank , yang kedua adalah account yang digunakan dalam pembukuan , untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran (biasanya disebut sebagai kode perkiraan) . Sebagai contoh buatlah account Alat Tulis Kantor untuk membukukan pembelian pensil , buatlah Account Bahan Bakar untuk membukukan pembelian premium , dsb. Semua account ini disusun dalam tabel Chart of Account.

Customers: Customer / pelanggan adalah seseorang yang membayar untuk barang dan jasa yang disediakan oleh perusahaan . Dan itu bisa berarti , seorang pasien , donatur , member , clien bantuan hukum , atau pelanggan eceran dll.

Vendors: Vendor adalah seseorang kepada siapa perusahaan membayar kecuali karyawan. Dan itu bisa berarti , subcontractors, perusahaan gas-air-listrik , pemilik lahan , kantor pajak , atau suppliers.

Items: Item adalah sesuatu atau apa saja yang akan ditempatkan pada invoice , purchase order dan bill . Ini bisa terdiri dari barang-barang yang diproduksi , sparepart , services, upah pekerja , diskon dan pajak.

c.     Pemanfaatan Komputer dalam Jaringan

Apabila di masing-masing Bagian , yaitu:

Bagian Logistik ,

Bagian Kasir

Bagian Umum Administrasi

Bagian Teknik

Bagian Pembukuan

Manager

Mempunyai komputer yang telah terhubung satu sama lain dalam jaringan lokal (Local Areal Network), maka dengan Quickbooks setiap Bagian dapat menggunakan komputernya untuk menginput data pembukuan sesuai dengan bidang tugasnya , dan dalam waktu yang bersamaan (multi user). Apabila tugas masing-masing bagian dilaksanakan dengan tertib dengan bantuan QuickBooks , maka data Pembukuan akan update setiap saat.

Jadi pada dasarnya bekerja dengan QuickBooks adalah Kerja Team bukan kerja Individual

d.    BERPINDAH KE QuickBooks

Apabila dalam melaksanakan kegiatan akuntansi sebuah perusahaan akan beralih dari penggunaan software lama ke software QuickBooks , ikuti tahapan-tahapan berikut:

1.      Pertama-tama Install Software QuickBooks

2.      Registrasi QuicBooks.

3.      Siapkan sebuah file data base akuntansi

4.      Pengaturan operasional pada QuickBooks dengan menggunakan Preference