QuickBooks UNTUK USAHA JASA KONSTRUKSI

B       QuickBooks UNTUK USAHA JASA KONSTRUKSI

Pada umumnya manajemen suatu perusahaan Jasa Konstruksi untuk keperluan kelancaran usaha , mengoptimalkan laba , meningkatkan daya saing , meningkatkan kepuasan CUSTOMER dan untuk menentukan strategi keuangan perusahaan , membutuhkan informasi mengenai hal-hal sebagai berikut :

Laporan keuangan

• Buku Kas
• Buku Bank
• Neraca
• Penjelasan Pos-pos Neraca
• Laba/Rugi
• Penjelasan Pos-pos Laba/Rugi
• Arus Kas.
• Journal
• Buku Besar
• Piutang Usaha (Tagihan Termijn)
• Hutang Usaha
• Dan laporan keuangan lainnya

Laporan untuk pengendalian pelaksanaan

• Daftar Kontrak Pekerjaan
• Perbandingan antara Nilai Kontrak dengan  Progres Tagihan
• Buku Catatan Order Barang / Buku Pesanan Barang
• Buku Persediaan Barang
• Perbandingan antara Realisasi Pelaksanaan vs Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP)
• Harga pokok Produksi, yang secara rinci menyajikan laporan jumlah dan harga barang yang digunakan untuk setiap Proyek yang sedang dikerjakan.
• Daftar harga satuan bahan yang pernah dibeli , untuk nantinya bisa digunakan sebagai referensi pada saat membuat Penawaran pelelangan pekerjaan
• Buku Bon Sementara setiap pelaksana dilapangan
• Dsb menurut laporan yang diinginkan oleh manajemen

Agar supaya laporan keuangan ini bermanfaat secara maksimal bagi management Perusahaan , maka laporan ini harus bisa disajikan setiap saat diperlukan (real time), atau laporan harus bisa update setiap saat sejalan dengan proses pencatatan data transaksi .

Apabila sistem pembukuan di Perusahaan anda belum bisa menyajikan laporan yang uptodate setiap saat , maka sudah tiba saatnya untuk menerapkan komputerisasi terpadu dibidang pembukuan

1        PEMANFAATAN KOMPUTER DALAM JARINGAN

Apabila di masing-masing Bagian , yaitu :

a).    Bagian Logistik ,

b).    Bagian Kasir

c).    Bagian Umum Administrasi

d).    Bagian Teknik

e).    Bagian Pembukuan

f).     Manager

Telah mempunyai komputer yang telah terhubung satu sama lain dalam jaringan lokal (Local Areal Network), maka dengan Quickbooks setiap Bagian dapat menggunakan komputernya masing-masing untuk menginput data pembukuan sesuai dengan bidang tugasnya , dan dalam waktu yang bersamaan (multi user). Apabila tugas masing-masing bagian dilaksanakan dengan tertib dengan bantuan QuickBooks , maka data Pembukuan akan update setiap saat.

Jadi pada dasarnya bekerja dengan QuickBooks adalah Kerja Team bukan kerja Individual

BAB.9 MENYUSUN NERACA SALDO

Neraca adalah sebuah laporan yang menyajikan ringkasan posisi keuangan dari sebuah usaha ,yang memperlihatkan berapa nilai Aktiva (asset perusahaan) dan nilai Passiva (kewajiban dan modal perusahaan) , pada suatu saat tertentu.

Neraca Awal dibuat dengan cara , membukukan saldo awal semua account ke account Opening Balance Equity (Saldo Awal).

Apabila semua saldo awal dari tiap-tiap account sudah di bukukan kedalam account Opening Bal Equity (Saldo Awal), maka account Opening Bal Equity (Saldo Awal) nilainya akan nol atau balance.

Berikut langkah-langkah untuk membuat Neraca Awal

1.             SIAPKAN BAGAN PERKIRAAN

2.             MEMBUKA JENDELA SALDO AWAL (OPENING BALANCE EQUITY).

3.             SALDO AWAL KAS DAN BANK (CURRENT ASSET)

4.             SALDO AWAL PIUTANG USAHA (OTHER CURRENT ASSET)

5.             SALDO AWAL PIUTANG LAIN-LAIN , PERSEDIAAN & UANG MUKA (OTHER CURRENT ASSET)

6.             SALDO AWAL AKTIVA TETAP (FIX ASSET)

7.             SALDO AWAL AKUMULASI PENYUSUTAN AKTIVA TETAP (FIX ASSET)

8.             SALDO AWAL HUTANG (LIABILITY)

9.             SALDO AWAL MODAL DAN LABA DITAHAN (EQUITY)

10.          SALDO AWAL LABA / RUGI

11.          SALDO AWAL PENDAPATAN USAHA (INCOME)

12.          SALDO AWAL BEBAN/ BIAYA (EXPENCE)

1               SALDO AWAL NERACA

a       Siapkan Bagan Perkiraan

Siapkan Bagan Perkiraan atau Chart of Account , terlebih dahulu

Setiap pembukuan sebuah perusahaan selalu mempunyai bagan perkiraan atau juga dinamakan Chart of Account , bila belum ada kita buatkan terlebih dahulu

Contoh sebuah bagan perkiraan adalah sebagai berikut:

b       Membuka Jendela Saldo Awal (Opening Balance Equity).

1. Dari menu Banking > klik Use Register
2. Tampil jendela Use Register
3. Pada kotak Select Account , pilih account 3000.SALDO AWAL klik OK
4. Atau Klik 2 x Account 3000.SALDO AWAL

Selanjutnya akan tampil jendela 3000.SALDO AWAL sebagai berikut

c       Saldo awal KAS dan BANK (Current Asset)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal nilainya diketik di kolom Increase
3. Pada kolom Account pilih account BANK , atau KAS
4. Klik Record

d       Saldo awal PIUTANG LAIN-LAIN , UANG MUKA (Other Current Asset)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal nilainya diketik di kolom Increase
3. Pada kolom Account pilih account PIUTANG LAIN-LAIN , atau UANG MUKA
4. Klik Record

e       Saldo awal AKTIVA TETAP (Fix Asset)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal nilainya diketik di kolom Increase
3. Pada kolom Account pilih account AKTIVA TETAP
4. Klik Record

f          Saldo awal AKUMULASI PENYUSUTAN AKTIVA TETAP (Fix Asset)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal nilainya diketik di kolom Decrease
3. Pada kolom Account pilih account AKUMULASI PENYUSUTAN AKTIVA TETAP
4. Klik Record

g       Saldo awal MODAL dan LABA DITAHAN (Equity)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal nilainya diketik di kolom Decrease
3. Pada kolom Account pilih account MODAL atau LABA DITAHAN
4. Klik Record

h       Saldo awal PIUTANG USAHA (Other Current Asset)

UNTUK PIUTANG USAHA DIBUKUKAN DG MENGGUNAKAN “CREATE INVOICE”

Buatkan Item Invoice terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut

1.      Dari Lists menu , pilih Items.

2.      Dari Item menu button, pilih New.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih “Other Charge”.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama item/ “Invoice”.

5.      Kotak sub item biarkan tetap kosong .

6.      Kotak Description  ketik “Invoice”

7.      Kotak Price biarkan tetap kosong .

8.      Di kotak Account , pilih Acc 3000.SALDO AWAL

9.      Klik OK

  

Selanjutnya gunakan item Invoice ini untuk membuat Invoice ke setiap Customer

1.      Dari menu Customer pilih Create Invoices .tampil jendela Create Invoices

2.      Pada kotak Customer Job pilih “nama Customer” ® tekan tab pada keyboard

3.      Pada kotak Date isikan tgl Invoice dibuat (tgl saldo awal).

4.      Kotak Invoice No . isi dengan Nomor Invoice 

5.      Kotak PO No dan kotak Term biarkan kosong

6.      Pada kolom Item ketik Invoice

7.      Pada kolom Rate ketik nilai Piutang

8.      Kotak Customer Message biarkan kosong.

9.      Pada kotak Memo ketikkan catatan yang diperlukan

10.  Kosongi saja kotak to be Printed

11.  Klik Save & New untuk membukukan saldo awal Piutang lainnya

12.  Klik Save & Close untuk mengahiri

i          Saldo awal HUTANG (Liability)

UNTUK HUTANG USAHA DIBUKUKAN DG MENGGUNAKAN “ENTER BILLS”

Buatkan Item Bill terlebih dahulu dengan cara sebagai berikut

1.      Dari Lists menu , pilih Items.

2.      Dari Item menu button, pilih New.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih “Other Charge”.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan nama item “Bill”.

5.      Kotak sub item biarkan tetap kosong .

6.      Kotak Description  ketik “Bill”

7.      Kotak Price biarkan tetap kosong .

8.      Di kotak Account , pilih Acc 3000.SALDO AWAL

9.      Klik OK

  

1.      Dari menu Vendor pilih EnterBills tampil jendela EnterBills

2.      Pada kotak Date sesuaikan tanggal dengan tanggal penerimaan nota tagihan dari Vendor

3.      Pada baris Ref.No ketik nomor nota tagihan

4.      Pada kolom Item ketik Bill

5.      Pada kolom Cost ketik nilai Hutang

6.      Pada kotak memo beri catatan yang diperlu kan

7.      Klik Save & Close ®Klik Yes

j          Saldo Awal Persediaan 

Dari menu Vendor pilih Inventory Activity > klik Adjust Quantity / Value on HAND

Ikuti petunjuk pada gambar mulai nomor 1 sampai 4 , kemudian klik Add Multiple Item

1.      Pada kotak Adjusment Type pilih “Quantity and Total Value

2.      Pada kotak Adjusment Date pilih tanggal Saldo awal yang ditetapkan

3.      Pada kotak Adjusment Account pilih 3000.SALDO AWAL

4.      Kemudian klik kotak Find & Select Items

5.      Tampil jendela Find & Select Items

6.      Pilih Item yang akan dibukukan saldo awal persediaannya  > klik Add Selected Items

7.      Kembali tampil jendelaAdjust Quantity / Value on Hand

8.      Selanjutnya pada kolom New Quantity ketik Jumlah Stok 

9.      Pada kolom New Value ketik Angka nilai stok

10.  Klik Save and Close

DAN INI ADALAH TAMPILAN LAPORANNYA

            2, SALDO AWAL LABA / RUGI

a       Saldo Awal PENDAPATAN USAHA (Income)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal , nilainya diketik di kolom Decrease
3. Pada kolom Account pilih account PENDAPATAN USAHA
4. Klik Record

b       Saldo awal BEBAN/ BIAYA (Expence)

1. Pada kolom date ketik tanggal
2. Saldo awal , nilainya diketik di kolom Increase
3. Pada kolom Account pilih account –account BEBAN/ BIAYA (Expence)
4. Klik Record

    CATATAN

Apabila data Neraca dan Laba Rugi yang diinput benar , maka Account 3000.SALDO AWAL akan bernilai nol.

BAB.10 TRANSAKSI DENGAN CUSTOMER

Membukukan transaksi dengan Customer mencakup kegiatan sebagai berikut

Membukukan Kontrak Membukukan CCO Membukukan Tagihan Uang Muka Membukukan Penerimaan Uang Muka

Membukukan Tagihan  Termijn Membukukan Penerimaan Termijn Membukukan potongan PPn keluaran Penerimaan kembali retensi Membayar Denda

Transaksi dengan Customer dalam QuickBooks digambarkan dalam skema sebagai berikut:

1.      ITEMS yang dijual ke Customer

Karena pada umumnya apabila melakukan tagihan kepada Owner , disebut menagih TERMIJN maka dalam kasus ini diambil kesepakatan bahwa yang dijual kepada Customer adalah item TERMIJN

Item TERMIJN tersebut akan digunakan dalam.

Membukukan ESTIMATE atau KONTRAK dan membukukan INVOICE

Dibawah ini di sajikan cara membuat Item TERMIJN type Service yang diposting pada Account 4000. PENDAPATAN USAHA.

1.      Dari Lists menu , pilih Items.

2.      Dari Item menu button, pilih New.

3.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Service.

4.      Dikotak Item name / number ketikkan “TERMIJN”.

5.      Kotak sub item biarkan tetap kosong .

6.      Pada kotak Description ketik “Termijn ke..”

7.      Kotak Price biarkan tetap kosong .

8.      Di kotak Account , pilih Account 4000. PENDAPATAN USAHA

9.      Bila selesai tekan OK

2.      Membukukan Kontrak

Kontrak dibukukan menggunakan Create Estimate dengan item “TERMIJN”

Berikut cara membukukan kontrak .

1.      Dari menu Customer pilih Create Estimates.

2.      Pada kotak Customer Job pilih nama pekerjaan .tekan keyboard ®Tab ®Tab

3.      Pada Kotak Class , pilih atau ketik nama Class (Ingat nama Class dan nama Customer Job harus sama )®Tab ®Tab

4.      Kotak Template pilih Custom Estimate ®Tab

5.      Kotak Name/Addres otomatis terisi ®Tab

6.      Pada kotak Date , ketik tanggal kontrak ®Tab

7.      Pada kotak Estimate # ketik nomor Kontrak ®Tab

8.      Pada kolom item ketik “TERMIJN” ®Tab

9.      Edit kalimat yang tercantum pada kolom Description sesuai dengan keperluan ®Tab

10.  Pada kolom Qty ketik angka “1” , ®Tab

11.  Pada olom Rate ketik angka sesuai dengan nilai kontrak ®Tab

12.  Kolom Class otomatis terisi®Tab.

13.  Kolom Total otomatis terisi. ®Tab

14.  Pada kotak Memo ketik penjelasan yang diperlukan

15.  Klik Save & Close untuk mengahiri

3.      Membukukan CCO (Pekerjaan Tambah/ Kurang)

Apabila dalam masa pelaksanaan ada pekerjaan tambah atau kurang (CCO) .

Cara membukukannya harus dimulai dengan membuka kontrak (estimate) kemudian lakukan perubahan kontrak / amandemen kontrak. Langkahnya adalah sebagai berikut

Cari Estimate dengan cara berikut

1. Pada menu List klik Chart of Account
2. Tampil jendela Chart of Account
3. Skrol jendela tersebut sampai paling bawah , klik kanan Account Estimate klik Quick Report
4. Tampil semua kontrak ® klik dua kali kontrak yang dimaksud.
5. Muncul Estimate (Kontrak) yang akan di CCO/Amandemen

Setelah tampil jendela Create Estimate lakukan perubahan sebagai berikut

6. Pada baris kedua pada kolom Item pilih “TERMIJN” ®tab , kemudian pada kolom Discription ketik “Pekerjaan Tambah” ®tab, pada kolom Rate ketik nilai pekerjaan tambah , ®tab ®tab®tab ,pada kolom Tax pilih Tax.
7. Klik Save & Close
8. Tampil jendela Recording transaction®klik Yes
9. Tampil jendela Add Change Order
10. Edit tanggal sesuai dengan tanggal persetujuan CCO
11. Klik Add

4.      Membukukan Tagihan Uang Muka

Uang muka adalah uang yang diterima Perusahaan dari Customer , untuk pembayaran di muka atas barang dan jasa yang belum diserahkan kepada Customer .

Untuk menyederhanakan membukukan uang muka dan penagihan termijn selanjutnya , maka uang muka kita anggap sebagai termijn ke-0

Cara membukukan tagihan uang muka (Termijn ke-0) sama dengan cara membukukan tagihan termijn berikutnya

5.      Membukukan Tagihan Termijn

Untuk membukukan tagihan Termijn maupun tagihan uang muka digunakan Create Invoice , .Dengan menggunakan Create Invoices , maka tagihan ini secara otomatis akan  tercatat pada account Piutang Usaha .

Berikut cara membukukan tagihan termijn maupun tagihan uang muka.

1.      Dari menu Customer pilih Create Invoices .tampil jendela Create Estimate

2.      Pada kotak Customer Job pilih nama proyek ® tekan tab pada keyboard

3.      Muncul Jendela Available Estimate ,

4.      Sorot Estimate yang berkaitan.

5.      Klik OK , muncul jendela Create Invoice base On Estimate

6.      Pilih tombol radio “Create Invoice for the entire estimate” ® OK

7.      Semua kolom otomatis terisi dengan estimate yang pernah dibuat.

8.      Pada kotak Date isikan tgl Invoice dibuat.

9.      Kotak Invoice No . isi dengan Nomor Invoice 

10.  Kotak PO No dan kotak Term biarkan kosong

11.  Pada kolom Rate ketik nilai tagihan

12.  Kotak Customer Message biarkan kosong.

13.  Pada kotak Memo ketikkan catatan yang diperlukan

14.  Kosongi saja kotak to be Printed

15.  Save & Close

6.      Membukukan Penerimaan Termijn

Apabila telah menerima pembayaran termijn dari Customer , maka selanjutnya bukukan penerimaan pembayaran tersebut dengan menggunakan Receive Payments , caranya adalah sebagai berikut .

1.      Pada menu Customer pilih Receive Payments.muncul jendela Receive Payment

2.      Pada baris Receive From pilih “Nama Proyek”.

3.      Pada kotak Date ketik tanggal pembayaran termijn

4.      Pada Baris Ref/Chek No ketik nomor Bukti Kas Masuk

5.      Baris Pmt.Methode , Card No. biarkan tetap kosong.

6.      Pada baris Memo ketik catatan yang diperlukan

7.      Pada kotak Deposit to pilih ke bank mana dana tersebut ditransfer “BCA”

8.      Pada  kolom bertanda Ö klik baris sesuai dengan nomor invoice yang ditagihkan

9.      Save & Close

CATATAN: Nilai tagihan biasanya include PPn.

7.      PPn dan PPh

PPn dan PPh biasanya langsung dipotong Bank , oleh karenanya diharuskan setelah membukukan penerimaan termijn tersebut diatas , segera diikuti dengan membukukan pemotongan PPn dan PPh  oleh Bank dengan menggunakan Write Check.

8.      Membukukan TAGIHAN Termijn Terahir

Pada termijn terahir pada umumnya termijn dikurangi nilainya dengan Retensi atau Jaminan pemeliharaan. Cara membukukan tagihannya sama dengan cara tagihan tersebut diatas akan tetapi pada baris kedua dibubuhkan pemotongan retensi , seperti ditunjukkan pada gambar berikut:

9.      Membukukan PENERIMAAN Termijn terahir

Apabila telah menerima pembayaran termijn terahir dari Customer , dan dilengkapi dengan dokumen pembayaran , maka selanjutnya bukukan penerimaan pembayaran tersebut dengan menggunakan Receive Payments , caranya sama dengan receive payment terdahulu.

10. Penerimaan kembali retensi

Membukukan penerimaan Retensi , dilakukan dengan menggunakan Enter Sales Receipts  sebagai berikut .

1.      Dari Customers menu, pilih Enter Sales Receipts.

2.      Dari Customer:Job list pada jendela Enter Sales Receipts, pilihnama proyek

3.      Pada kotak Tanggal , masukkan tanggal penerimaan Retensi.

4.      Pada kotak Sales No.ketik nomor Bukti Kas Masuk.

5.      Pilih Payment Method dari drop-down list(cash atau lainnya).

6.      Pada kolom Item , ketik/pilih “Retensi”.

7.      Pada kolom Discription ketik Retensi

8.      Masukkan nilai Retensi pada kolom Rate .”

9.      Kotak Customer Message biarkan tetap kosong..

10.  Isi kotak Memo dengan catatan yang diperlukan”.

11.  Pada tombol radio Deposit to pilih Acc Bank yang dituju unutk menyimpan Retensi

12.  Click Save & Close.

13. Denda

Denda dibukukan menggunakan Write Chek , melalui tabulasi Expenses

14. PEMBAGIAN TUGAS MEMBUKUKAN TRANSAKSI DG CUSTOMER

Membukukan Kontrak

BAGIAN UMUM ADMINISTRASI membukukan Kontrak dengan menggunakan Create Estimate .

Membukukan Pekerjaan tambah (CCO)

Apabila dalam masa pelaksanaan ada pekerjaan tambah (CCO) , maka Amande
men Kontrak akan dibukukan oleh BAGIAN UMUM ADMINISTRASI dengan cara mengubah kontrak yang dibuat terdahulu.

Membukukan TAGIHAN  Uang muka

BAGIAN UMUM ADMINISTRASI membukukan tagihan uang muka ini dengan menggunakan Create Invoice ..

Membukukan Penerimaan  Uang Muka Termijn

KASIR membukukan penerimaan Uang Muka dengan menggunakan Enter Sales Receipts

(Uang muka termijn adalah hutang perusahaan dari Customer yang akan dipotong pada saat pembayaran termijn).

Membukukan Tagihan  Termijn

BAGIAN UMUM ADMINISTRASI  membukukan tagihan termijn ke 1 dan seterusnya dengan menggunakan Create Invoice ..

Membukukan Penerimaan Termijn

Apabila KASIR telah menerima pembayaran termijn dari Customer , maka selanjutnya bukukan penerimaan pembayaran tersebut dengan menggunakan Receive Payments ,.

Membukukan potongan PPn keluaran

Pada umumnya PPn keluaran langsung dipotong , oleh karenanya KASIR harus membukukan pemotongan ini segera setelah membukukan penerimaan termijn ,

Membukukan potongan PPh

Pada umumnya PPh langsung dipotong , oleh karenanya KASIR harus membukukan pemotongan ini segera setelah membukukan penerimaan termijn ,

Membukukan Tagihan Termijn Terahir

Membukukan tagihan ini dilakukan oleh BAGIAN UMUM ADMINISTRASI

Membukukan Penerimaan Termijn terahir

Apabila telah menerima pembayaran termijn terahir dari Customer , dan dilengkapi dengan dokumen pembayaran , maka selanjutnya KASIR membukukan penerimaan pembayaran tersebut dengan menggunakan Receive Payments.

Penerimaan kembali retensi

Penerimaan pembayaran Retensi ini oleh KASIR dibukukan dengan menggunakan Enter Sales Receive dengan cara sebagai berikut.

Membayar Denda

Pembayaran denda dibukukan oleh Kasir.