1 MEMBUAT NEW COMPANY
Setelah instalasi selesai
dilakukan , lanjutkan dengan tahapan menyiapkan file data base akuntansi dengan
cara sebagai berikut : (Sebelumnya Internet harus di
Disconect)
1.
Dari menu File, pilih New Company.
2. Tampil
Jendela Let’setup your business > klik Other Option
3.
Klik Setup On Behalf of Some One Else
4.
Tampil Jendela Enter your email address, akan tetapi kkarena
email Disconect . tampillah Jendela Skip this Step > lanjut klik OK
5.
Tampil Jendela Glad
You ‘re Here
6.
Isikan data yang diperlukan sebagai berikut
7.
Pada kotak Business Name ketik nama perusahaan “INNOTEK MEGAH
INDONESIA
8.
Pada kotak Industri pilih Other None (
dipilih agar kita bisa membuat Chart Of Account sesuai kebutuhan Perusahaan dg
cara Import IIF file COA)
9.
Pada kotak Business Type piih S’Corporation
10.
Pada kotak Business Addres ketik Alamat Perusahaan dan
seterusnya
11.
Terahir Klik Create Company
Pada Company baru ini Chart Of
Accountnya seperti berikut
a. CHART OF ACCOUNT perusahaan Other / Non
Dengan memilih Other/Non maka Chart
account dari perusahaan baru ini adalah sebagai berikut (hanya ada 6
Chart of Account):
b. KEGUNAAN
INFORMASI dalam Quick Books
·
Company name Ditampilkan pada semua report.
·
Legal name Ditampilkan pada income tax reports,
·
Address Digunakan untuk menampilkan nama dan
alamat pada invoices, checks, dan form lainnya.
·
Phone and fax numbers Ditampilkan pada lembar
fax yang dikirim
·
E-mail address Menjadi alamat untuk balasan ,
ketika mengirim invoices dan estimates kepada pelanggan.dengan e-mail.
·
Web site untuk memberikan alamat URL perusahaan
.
·
Fiscal year QuickBooks menggunakan fiscal year
untuk menetapkan batas-batas tanggal dalam membuat laporan year-to-date .
·
Tax year QuickBooks menggunakan tax year untuk
menetapkan batas-batas tanggal dalam membuat laporan ringkasan dan detail pajak
pendapatan.
·
Income tax form used Hanya berlaku di USA
Informasi ini bisa diubah kemudian dengan memilih
Company Information dari menu Company.
c. EXPORT / IMPORT IIF file
(Hanya bisa
dilakukan oleh Administrator)
Semua list yang ada dalam file perusahaan bisa diexport
ke lain file perusahaan .Misalnya mengexport vendor list dari file perusahaan
satu ke perusahann lainnya .
a. Export .
1.
Buka file perusahaan
yang memuat list (Chart account, list item , class list dsb)yang akan
dipindahkan ke file perusahaan lainnya .
2.
Dari menu File , pilih Utilities, kemudian pilih Export.
3.
Pada jendela Export yang ditampilkan , pilih lists yang akan
dimasukkan kedalam export file.
Misalnya yang akan di exsport adalah Chart of Account , Employe lis , dan item list.
Misalnya yang akan di exsport adalah Chart of Account , Employe lis , dan item list.
4.
Klick OK.
5.
Masukkan nama file untuk
exsport file ini , misalnya (BIANGLALA IIF FILE) kedalam kotak File name
.
6.
Tpe File adalah IIF
7.
Klick Save.
b. Import
1.
Buka file perusahaan baru , yang akan mengimport list dari
file perusahaan lama .
2.
Dari menu File , pilih Utilities, kemudian pilih Import , IIF
File.
3.
Pilih export file yang baru saja dibuat pada point 1 s/d 6
kemudian klik Open.
Dengan langkah-langkah tersebut diatas maka perusahaan baru
sudah mempunyai List seperti perusahaan yang ada .
Langkah selanjutnya adalah mengatur Preference
untuk file perusahaan baru tersebut.
a. PREFERENCE
Preference adalah fasilitas untuk menentukan pengaturan operasional pada
QuickBooks . Pengaturan dilakukan dengan memberikan tanda cawang pada
operasional yang kita pilih.
Preference dibuka melalui menu
Edit kemudian pilih Preference.
Selanjutnya pemilihan
dimasing-masing preference adalah sbb:
c. ACCOUNTING Preference
a. Dipilih
Use Account numbers , ® agar supaya ditampilkan nomor Account .
b. Dipilih
Show lowest account only , ® agar supaya pada pengisian form Write Chek , Sales
Receipt dll hanya tampil Sub Account saja
c. Dipilih
Use Class tracking , ® agar bisa memonitor atau melacak semua penerimaan dan
pengeluaran di masing-masing Departemen atau dimasing-masing Proyek.
d. Dipilih
Use Audit Trail , ® agar bisa memonitor siapa-siapa saja yang telah
melakukan input data , koreksi data , kapan waktu nya . Sehingga dengan pilihan
ini Administrator akan segera mengetahui personil yang malas dan tidak
konsisten dalam melaksanakan input data.
e. Dipilih
Automatically asign general journal entry number , ® agar
supaya setiap kali membukukan transaksi yang menggunakan Generel Journal nomor
urutnya otomatis tampil , jadi tidak perlu mengingat-ingat nomor yang lalu.
d. BILLS Preference
Bills are due 10 days after receipt:
QuickBooks akan mengartikan bahwa tagihan dari vendor jatuh temponya adalah
10 hari setelah tagihan ditrima . Artinya bila tagihan ditrima tanggal 1
January , QuickBooks akan menampilkan
11 Januari sebagai tanggal jatuh tempo.
e. CHECKING Preference
Dengan
membuat pilihan seperti contoh , maka pada saat membuka form Write Chek , form
Pay Bills dan form Make Deposit , selalu akan tampil Account BANK BNI , pada
kotak Bank Account , kotak Deposit to dan kotak Payment Account
f. DESKTOP VIEW Preference
Pilihan ini untuk mengatur tampilan dilayar monitor.
·
Dipilih Multiple Windows , agar supaya bisa
menampilkan beberapa jendela sekaligus .
· Dengan memilih Show Home Page when opening a company
file , maka otomatis akan ditampilkan Home pada saat File dibuka ,.
·
Dipilih Save when closing company , agar supaya
tampilan terahir dilayar , disimpan pada saat closing file company.
·
Drop down list Color Scheme digunakan untuk mengatur
warna jendela QuickBooks.
Company preference untuk mengatur icon yang ditampilkan pada
Home
g. FINANCE CHARGE Preference
Pilihan ini digunakan apabila ada kebijaksanaan perusahaan
yang mengetrapkan denda bagi pelanggan yang pembayaran kewajibannya melampaui
batas waktu jatuh tempo (due date) yang ditetapkan .
Bila tak ada ketetapan ini biarkan Finance chart
preference ini apa adanya (default)
h. GENERAL Preference
·
Dipilih Pressing Enter moves between fields ® agar
pada saat input data bila Enter ditekan cursor akan berpindah field, biasanya
berpindah field dilakukan dengan menekan tombol Tab
·
Dipilih Beep when recording a transaction ® agar terdengar bunyi Beep saat menyimpan sebuah
transaksi.
·
Dipilih Warn when editing a transaction ® agar supaya pada mengahiri kegiatan editing sebuah transaksi
, selalu akan tampil pertanyaan apakah editing akan disimpan atau tidak
·
Pilih Use today’s date as default agar setiap
membukukan transaksi tampil tanggal hari ini.
·
Pilihan lainnya biarkan apa adanya.
Company preference biarkan apa
adanya
i. ITEM & INVENTORY Preference
Biarkan semua apa adanya kecuali
pada kotak Unit of Measure pilih Single U/M Per Item
j. JOB & ESTIMATE Preference
·
Pada kotak Pending , Awarded , In Progres , Closed ,
Not Awarded , bila diinginkan dapat diganti dengan bahasa Indonesia yang
sesuai.
·
Klik tombol radio Yes , pada field pertanyaan Do You
Create Estimates., apabila perusahaan memberlakukan estimate atau kontrak
dalam bertransaksi dengan pelanggan ,
·
Klik tombol radio Yes , pada pertanyaan Do You
Progress Invoicing , apabila ingin mendapatkan laporan tentang berapa
persen Invoice telah dikirimkan kepada pelanggan .
k. MULTI CURENCY Preference
Kalau tidak akan
bertransaksi untuk multi currency biarkan preference ini apa adanya
Namun sebaiknya ubah jadi IDR
l. PAYMENT Preference
Yang perlu diperhatikan ialah , kotak Use Undeposited Funds
harus dikosongkan agar supaya penerimaan tidak otomatis dibukukan masuk ke
Undeposited Funds
m. PAYROL & EMPLOYE Preference
Pilih No payroll , karena
peraturan Employe di QuickBooks tidak berlaku dengan peraturan tenaga kerja di
Indonesia.
n. REMINDERS Preference
Di tabulasi My Preference klik
Selanjutnya pilih tombol radio
yang dilingkari merah
o. REPORT & GRAPH Preference
Untuk Report & Graphs tidak
usah dilakukan perubahan.
p. SALES & CUSTOMER Preference
- Kosongkan kotak Enable Sales Order karena tidak pernah ada transaksi yang didahului oleh pesanan Customer
- Untuk template Invoice pilih Intuit Profesional Invoice
q. SERVICE CONNECTION Preference
Hilangkan Kosongkan kedua kotak,
agar tidak diganggu browsing ke QuickBooks
r. SPELLING Preferences
Hilangkan tanda cawang pada field
Always chek spelling before …. , karena ini hanya berguna apabila digunakan
bahasa Inggris .
s. SALES TAX Preferences
Pilih No karena Sales Tax di
QuickBooks tidak sama dg peraturan di Indonesia .
t. TIME & EXPENSES Preferences
Pilih No karena tidak ada transaksi berdasarkan waktu.
Dengan
membuka masing-masing list , berguna untuk menambah , mengurangi atau
menonaktifkan atau sebaliknya , anggota-anggota yang terdapat dalam list
