BAB 3.MENYIAPKAN file DATA BASE

1               MEMBUAT NEW COMPANY

Setelah instalasi selesai dilakukan , lanjutkan dengan tahapan menyiapkan file data base akuntansi dengan cara sebagai berikut : (Sebelumnya Internet harus di Disconect)

1.      Dari menu File, pilih New Company.

2.     Tampil Jendela Let’setup your business > klik Other Option

3.      Klik Setup On Behalf of Some One Else

 4.      Tampil Jendela Enter your email address, akan tetapi kkarena email Disconect . tampillah Jendela Skip this Step > lanjut klik OK

  

5.      Tampil Jendela  Glad You ‘re Here

6.      Isikan data yang diperlukan sebagai berikut

7.      Pada kotak Business Name ketik nama perusahaan “INNOTEK MEGAH INDONESIA

8.      Pada kotak Industri pilih Other None ( dipilih agar kita bisa membuat Chart Of Account sesuai kebutuhan Perusahaan dg cara Import IIF file COA)

9.      Pada kotak Business Type piih S’Corporation

10.  Pada kotak Business Addres ketik Alamat Perusahaan dan seterusnya

11.  Terahir Klik Create Company

  

Pada Company baru ini Chart Of Accountnya  seperti berikut

a.     CHART OF ACCOUNT perusahaan Other / Non

Dengan memilih Other/Non maka Chart account dari perusahaan baru ini adalah sebagai berikut (hanya ada 6 Chart of Account):

 b.   KEGUNAAN INFORMASI  dalam Quick Books

·         Company name Ditampilkan pada semua report.

·         Legal name Ditampilkan pada income tax reports,

·         Address Digunakan untuk menampilkan nama dan alamat pada invoices, checks, dan form lainnya.

·         Phone and fax numbers Ditampilkan pada lembar fax yang dikirim

·         E-mail address Menjadi alamat untuk balasan , ketika mengirim invoices dan estimates kepada pelanggan.dengan e-mail.

·         Web site untuk memberikan alamat URL perusahaan .

·         Fiscal year QuickBooks menggunakan fiscal year untuk menetapkan batas-batas tanggal dalam membuat  laporan year-to-date .

·         Tax year QuickBooks menggunakan tax year untuk menetapkan batas-batas tanggal dalam membuat laporan ringkasan dan detail pajak pendapatan.

·         Income tax form used Hanya berlaku di USA

Informasi ini bisa diubah kemudian dengan memilih Company Information dari menu Company.

c.     EXPORT / IMPORT  IIF file

(Hanya bisa dilakukan oleh Administrator)

Semua list yang ada dalam file perusahaan bisa diexport ke lain file perusahaan .Misalnya mengexport vendor list dari file perusahaan satu ke perusahann lainnya .

a.    Export .     

1.      Buka file perusahaan yang memuat list (Chart account, list item , class list dsb)yang akan dipindahkan ke file perusahaan lainnya .

2.      Dari menu File , pilih Utilities, kemudian pilih Export.

3.      Pada jendela Export yang ditampilkan , pilih lists yang akan dimasukkan kedalam export file.
Misalnya yang akan di exsport adalah Chart of Account , Employe lis , dan item list.

4.      Klick OK.

5.      Masukkan nama file untuk exsport file ini , misalnya (BIANGLALA IIF FILE) kedalam kotak File name .

6.      Tpe File adalah IIF

7.      Klick Save.

b.    Import

1.      Buka file perusahaan baru , yang akan mengimport list dari file perusahaan lama .

2.      Dari menu File , pilih Utilities, kemudian pilih Import , IIF File.

3.      Pilih export file yang baru saja dibuat pada point 1 s/d 6 kemudian klik Open.

Dengan langkah-langkah tersebut diatas maka perusahaan baru sudah mempunyai List seperti perusahaan yang ada .

Langkah selanjutnya adalah mengatur Preference untuk file perusahaan baru tersebut.

a.     PREFERENCE

Preference adalah fasilitas untuk menentukan pengaturan operasional pada QuickBooks . Pengaturan dilakukan dengan memberikan tanda cawang pada operasional yang kita pilih.

Preference dibuka melalui menu Edit kemudian pilih Preference.

Selanjutnya pemilihan dimasing-masing preference adalah sbb:

c.     ACCOUNTING Preference

a.       Dipilih Use Account numbers , ® agar supaya ditampilkan nomor Account .

b.    Dipilih Show lowest account only , ® agar supaya pada pengisian form Write Chek , Sales Receipt dll hanya tampil Sub Account saja

c.  Dipilih Use Class tracking , ® agar bisa memonitor atau melacak semua penerimaan dan pengeluaran di masing-masing Departemen atau dimasing-masing Proyek.

d.      Dipilih Use Audit Trail , ® agar bisa memonitor siapa-siapa saja yang telah melakukan input data , koreksi data , kapan waktu nya . Sehingga dengan pilihan ini Administrator akan segera mengetahui personil yang malas dan tidak konsisten dalam melaksanakan input data.

e.  Dipilih Automatically asign general journal entry number , ® agar supaya setiap kali membukukan transaksi yang menggunakan Generel Journal nomor urutnya otomatis tampil , jadi tidak perlu mengingat-ingat nomor yang lalu.

  

d.    BILLS Preference

Bills are due 10 days after receipt: QuickBooks akan mengartikan bahwa tagihan dari vendor jatuh temponya adalah 10 hari setelah tagihan ditrima . Artinya bila tagihan ditrima tanggal 1 January , QuickBooks akan  menampilkan 11 Januari sebagai tanggal jatuh tempo.

e.     CHECKING Preference

Dengan membuat pilihan seperti contoh , maka pada saat membuka form Write Chek , form Pay Bills dan form Make Deposit , selalu akan tampil Account BANK BNI , pada kotak Bank Account , kotak Deposit to dan kotak Payment Account

f.       DESKTOP VIEW Preference

Pilihan ini untuk mengatur tampilan dilayar monitor.

·          Dipilih Multiple Windows , agar supaya bisa menampilkan beberapa jendela sekaligus .

·      Dengan memilih Show Home Page when opening a company file , maka otomatis akan ditampilkan Home pada saat File dibuka ,.

·          Dipilih Save when closing company , agar supaya tampilan terahir dilayar , disimpan pada saat closing file company.

·          Drop down list Color Scheme digunakan untuk mengatur warna jendela QuickBooks.

  

Company preference untuk mengatur icon yang ditampilkan pada Home

  

g.     FINANCE CHARGE Preference

Pilihan ini digunakan apabila ada kebijaksanaan perusahaan yang mengetrapkan denda bagi pelanggan yang pembayaran kewajibannya melampaui batas waktu jatuh tempo (due date) yang ditetapkan .

Bila tak ada ketetapan ini biarkan Finance chart preference ini apa adanya (default)

h.     GENERAL Preference

·          Dipilih Pressing Enter moves between fields ® agar pada saat input data bila Enter ditekan cursor akan berpindah field, biasanya berpindah field dilakukan dengan menekan tombol Tab

·          Dipilih Beep when recording a transaction  ® agar terdengar bunyi Beep saat menyimpan sebuah transaksi.

·          Dipilih Warn when editing a transaction  ® agar supaya pada mengahiri kegiatan editing sebuah transaksi , selalu akan tampil pertanyaan apakah editing akan disimpan atau tidak

·          Pilih Use today’s date as default agar setiap membukukan transaksi tampil tanggal hari ini.

·          Pilihan lainnya biarkan apa adanya.

Company preference biarkan apa adanya

i.        ITEM & INVENTORY Preference

Biarkan semua apa adanya kecuali pada kotak Unit of Measure pilih Single U/M Per Item

j.        JOB & ESTIMATE Preference

·          Pada kotak Pending , Awarded , In Progres , Closed , Not Awarded , bila diinginkan dapat diganti dengan bahasa Indonesia yang sesuai.

·          Klik tombol radio Yes , pada field pertanyaan Do You Create Estimates., apabila perusahaan memberlakukan estimate atau kontrak dalam bertransaksi dengan pelanggan ,

·          Klik tombol radio Yes , pada pertanyaan Do You Progress Invoicing , apabila ingin mendapatkan laporan tentang berapa persen Invoice telah dikirimkan kepada pelanggan .

  

k.      MULTI CURENCY Preference

Kalau tidak akan bertransaksi untuk multi currency biarkan preference ini apa adanya

Namun sebaiknya ubah jadi IDR

l.        PAYMENT Preference

Yang perlu diperhatikan ialah , kotak Use Undeposited Funds harus dikosongkan agar supaya penerimaan tidak otomatis dibukukan masuk ke Undeposited Funds

  

m.  PAYROL & EMPLOYE Preference

Pilih No payroll , karena peraturan Employe di QuickBooks tidak berlaku dengan peraturan tenaga kerja di Indonesia.

n.     REMINDERS Preference

Di tabulasi My Preference klik

Selanjutnya pilih tombol radio yang dilingkari merah

o.     REPORT & GRAPH Preference

Untuk Report & Graphs tidak usah dilakukan perubahan.

p.    SALES & CUSTOMER Preference

1. Kosongkan kotak Enable Sales Order karena tidak pernah ada transaksi yang didahului oleh pesanan Customer
2. Untuk template Invoice pilih Intuit Profesional Invoice

q.    SERVICE CONNECTION Preference

Hilangkan Kosongkan kedua kotak, agar tidak diganggu browsing ke QuickBooks

r.       SPELLING Preferences

Hilangkan tanda cawang pada field Always chek spelling before …. , karena ini hanya berguna apabila digunakan bahasa Inggris .

s.       SALES TAX Preferences

Pilih No karena Sales Tax di QuickBooks tidak sama dg peraturan di Indonesia .

t.      TIME & EXPENSES Preferences

Pilih No karena tidak ada transaksi berdasarkan waktu.