BAB.8 ITEM

Item adalah segala sesuatu yang dibeli, dijual atau dijual kembali oleh perusahaan dalam kegiatan usaha.Item bisa terdiri dari barang-barang yang diproduksi , sparepart , services, upah pekerja , diskon dan pajak.Item digunakan antara lain ketika membuat invoices, mengisi form checks, form bill dan membuat purchase orders

Ketika membuat sebuah item , hubungkan/posting item tersebut ke account tertentu ; agar ketika item digunakan pada pengisian form apa saja , ia akan secara otomatis diposting ke account yang sudah ditentukan.

Untuk membuat item , terlebih dahulu siapkan susunan item agar setelah di setup akan mempunyai kegunaan yang maksimal sesuai kebutuhan . Pertimbangkan seberapa banyak detail yang diperlukan untuk invoicing atau keperluan lainnya

Sebagai contoh; mula-mula siapkan "parent" item dan setelah itu, siapkan “subitem” (bisa dibuat sub-sub item sampai dengan 5 levels) agar bisa menyajikan detail yang lengkap pada invoices, statements, dan reports.

  

a.     TYPE ITEM di QuickBooks

QuickBooks menyediakan duabelas type item yang berbeda untuk digunakan mengisi form sales dan form purchase dengan cepat.

Gunakan type	Untuk keperluan membukukan
Service	Macam-macam jasa yang dijual maupun dibeli . Contoh : jasa tenaga kerja ahli , jasa konsultasi, jasa profesional ,dll.
Inventory part	Barang-barang yang dibeli , yang dibukukan sebagai inventory/persediaan , dan dijual kembali.
Inventory assembly (Premier or Enterprise only)	Barang-barang rakitan yang dibuat atau dibeli , dibukukan sebagai inventory, dan dijual kembali. Catatan: QuickBooks tidak membukukan detail dari pada proses manufacturing untuk products yang dirakit dan dijual.
Non-inventory part	Barang-barang yang dibeli tetapi tidak dibukukan sebagai persediaan (habis pakai), misalnya alat tulis kantor , atau material yang dibeli untuk menyelesaikan pekerjaan yang  specific , yang akan ditagihkan kembali kepada pelanggan.
Fixed asset (Pro, Premier and Enterprise editions only)	Aktiva tetap /Barang modal yang umur pakainya lebih dari satu tahun . Aktiva tetap adalah sesuatu yang diperlukan untuk operasional perusahaan misalnya : truck, cash register, atau computer.
Other charge	Lain-lain upah buruh , material , ongkos kirim , ongkos servisdll.
Subtotal	Total dari semua item yang terdapat pada baris  diatas subtotal pada sebuah form isian . Berguna pada saaat menghitung persentase discount atau biaya tambahan untuk banyak item.
Group	Berguna untuk dengan cepat mengentry data beberapa item yang telah disetup sebagai single item pada daftar item.
Discount	Mengurangi dalam jumlah persen atau jumlah yang ditentukan dari  total atau subtotal. Jangan gunakan item type ini untuk  early payment discount.
Payment	Mencatat sebagian pembayaran yang telah diterima pada saat penjualan. Ini akan mengurangi nilai yang ditagihkan pada sebuah invoice.
Sales tax item	Tidak pernah digunakan karena sisitem perpajakan yang berbeda
Sales tax group	Tidak pernah digunakan karena sisitem perpajakan yang berbeda

b.     Type Item untuk Jasa Konstruksi

Pada umumnya item yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan/proyek pada usaha jasa konstruksi , adalah bahan yang langsung dipakai/habis pakai , tanpa melalui persediaan dahulu . Oleh karenanya hampir semua item yang digunakan adalah type Non-inventory part

Item yang dipergunakan untuk biaya operasional (expense) juga bersifat habis pakai , akan tetapi untuk membedakan dari item untuk proyek sebaiknya dipilih type Other Charge , dan didepan item ini didahului symbol = .

c.     Item Non-Inventory Part yang diposting untuk  COGS

Type Item yang dipergunakan pada Account type Cost of Goods Sold adalah type Non-Inventory Part . Berikut adalah Account type Cost of Goods Sold , kemana item non-inventory part akan diposting.

d.     Contoh ITEM yang diposting ke ACCount BIAYA UMUM

e.     Contoh ITEM yang diposting ke ACCount BIAYA PERSIAPAN

Berikut adalah contoh daftar item yang diposting ke acc 5200.BIAYA PERSIAPAN.

f.        Contoh ITEM yang diposting ke ACCount GAJI & UPAH PROYEK

g.     Contoh ITEM yang diposting ke ACCount MATERIAL

h.     Contoh ITEM yang diposting ke ACCount PERALATAN

i.        Contoh ITEM yang diposting ke ACCount BBM / PELUMAS

  

1.      Item Non-Inventory Part yang diposting untuk  EXPENSE

Item untuk Account type Expense , adalah item untuk pengeluaran-pengeluaran biaya umum , dan dipilih dengan menggunakan item type Other Charge .

Item untuk expense ini akan diposting pada Account type Expense berikut ,

Account	Account	Account
6000 · BIAYA PEGAWAI	6300 · BIAYA PEMELIHARAAN	6850 · JASA PROFESIONAL
6001 · Gaji , Upah ,dll	6301 · Pemeliharaan Bangunan	6851 · Auditing
6002 · Bantuan dan Sumbangan	6302 · Pemeliharaan Kendaraan	6852 · Bantuan Hukum
6003 · Pendidikan dan Latihan	6303 · Inventaris	6853 · Management consl
6004 · Rupa-rupa Biaya Pegawai	6400 · BIAYA PENYUSUTAN	6854 · Konsultan Teknik
6100 · BIAYA KANTOR	6401 · Penyusutan Gedung	6900 · BIAYA JAMINAN
6101 · Stationary ( ATK )	6402 · Penyusutan Kend.Bermotor	6901 · Jaminan Uang Muka
6102 · Barang Cetakan	6403 · Penyusutan Meubel	6902 · Jaminan Pelaksanaan
6103 · Fotocopy	6404 · Penyusutan Inv.Kantor	6903 · Jaminan Pemeliharaan
6104 · Materai ( benda pos )	6500 · PENGHAPUSAN PIUTANG	6904 · Jamsostek
6105 · Biaya Konsumsi	6600 · BIAYA  MARKETING	6950 · IURAN/BERLANGGANAN
6106 · Rek. Listrik, PDAM & Telpon	6650 · BAHAN BAKAR	6951 · Keanggotaan Asosiasi
6107 · Dokumentasi	6700 · BIAYA PERJALANAN DINAS	6952 · Koran,Majalah
6109 · Rupa-rupa Biaya Kantor	6701 · Akomodasi	6953 · Internet
6200 · BIAYA KEUANGAN	6702 · Transport	6954 · Iuran Kebersihan
6201 · Cek & BG	6703 · Biaya Telepon	6990 · Biaya UMUM Lainnya
6202 · Administrasi Bank	6704 · Tol & Parkir
6203 · Transfer	6750 · BIAYA PERIJINAN
6204 · Bank Garansi ( Penawaran )	6800 · BIAYA PAJAK
6205 · Referensi Bank
6206 · Pajak atas bunga
6207 · Biaya Leasing
6208 · Biaya Bunga Pinjaman

a.     Contoh ITEM  yang diposting ke Account  BIAYA PEGAWAI

Contoh Item untuk pengeluaran BIAYA PEGAWAI , adalah sebagai berikut , dan apabila diperlukan bisa ditambahkan item baru

  

2.      Contoh  Pembuatan Item

a.     Membuat Parent Item “BESI BETON” type Non Inventory Part 

Berikut contoh membuat Parent Item BESI BETON type non Inventory Part yang mempunyai subitem Besi Polos D10

Parent Item	BESI BETON
Sub Item	Besi Polos D10

1.       Dari Lists menu , pilih Items.

2.       Dari Item menu button, pilih New.

3.       Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Non Inventory Part ® tekan tombol Tab

4.       Dikotak Item name / number ketikkan nama item “BESI BETON” sebagai parent item ® Tab .

5.       Kotak sub item biar kan tetap kosong . ® Tab

6.       Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong . ® Tab

7.       Kotak U/M set pilih “ljr” sebagai singkatan lonjor .® Tab

8.       Kotak Description ketik“BESI BETON”. ® Tab

9.       Kotak Price biarkan tetap kosong. ® Tab

10.   Pada kotak Income Account pilih ” 4000.PENERIMAAN PENJUALAN”. ® Tab

11.   Bila selesai tekan OK untuk mengahiri atau tekan Next untuk membuat Item yang lain.

b.     Sub-Item “Besi Polos D10”

Berikut contoh membuat Sub-Item “Besi Polos D10”

Parent Item	BESI BETON
Sub Item	Besi Polos D10

A         Dari Lists menu , pilih Items.

B          Dari Item menu button, pilih New.

C         Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Non Inventory Part ® tekan tombol Tab

D         Dikotak Item name / number ketikkan nama item/ “Besi Polos D10” ® Tab .

E          Beri tanda Ö pada kotak Subitem of  , kemudian pada kotak drop down list pilih parent Item “BESI BETON” . ® Tab

F          Kotak Manufacturer’s Part Number biarkan tetap kosong . ® Tab

G         Pada Kotak U/M set pilih “ljr” sebagai singkatan lonjor .® Tab

H         Pada Kotak Description ketikkan nama item “Besi Polos D10”. ® Tab

I            Kotak Price biarkan tetap kosong. ® Tab

J            Pada kotak Income Account pilih ” 4000.PENERIMAAN PENJUALAN”. ® Tab

K         Bila selesai tekan OK untuk mengahiri atau tekan Next untuk membuat Item yang lain.

c.     ITEM PPn

Pajak yang seringkali terikut dalam transaksi adalah PPn (Pajak Pertambahan Nilai) . Dalam hal ini jadikan PPn  sebagai item, walaupun PPn adalah tax sebaiknya digolongkan type Other Charge saja.

1.      Dari the Lists menu, pilih Item List.

2.      Dari the Item menu tombol, pilih New.

3.      Dari Type drop-down list, pilih Other Charge.

4.      Cantumkan item name, "PPn"

5.      Kotak Sub Item of biarkan tetap kosong.

6.      Beri tanda Ö pada This is a reimbusable charge

7.      Ketik pada kotak Description on Purchase  Transaction “ PPn Masukan Faktur No...”

8.      Ketik pada kotak Description on Sales  Transaction “ PPn Masukan Faktur No...”

9.      Biarkan Kotak Cost dan Sales Price tetap kosong .

10.  Pada kotak Expense Account pilih Acc.2200.Pajak Pertambahan Nilai.

11.  Pada kotak Income Account pilih Acc.2200.Pajak Pertambahan Nilai

12.  Klik OK

d.     Item TERMIJN

Di usaha Jasa konstruksi , pada umumnya tagihan kepada Customer diberi istilah “ Mengajukan Termijn” , jadi seolah-olah yang dijual kepada Customer adalah “Termijn”

Akan tetapi apabila dikehendaki tagihan bisa juga dibuat berdasarkan item pekerjaan yang ada dikontrak.

Dibawah ini di sajikan cara membuat Item TERMIJN yang diposting pada Account 4000. PENDAPATAN USAHA.

Cara membuat  service item TERMIJN

2.      Dari Lists menu , pilih Items.

3.      Dari Item menu button, pilih New.

4.      Pada kotak Type dari jendela New Item , pilih Service.

5.      Dikotak Item name/number ketikkan “TERMIJN”.

6.      Kotak sub item biarkan tetap kosong .

7.      Pada kotak Description ketik “Termijn ke..”

8.      Kotak Price biarkan tetap kosong .

9.      Di kotak Account , pilih Account 4000. PENDAPATAN USAHA

10.  Bila selesai tekan OK

e.     Item Pembulatan

Tidak jarang bahwa Bendahara dalam melakukan pembayaran , terjadi pembulatan keatas atau kebawah. Walaupun nominal pembulatan ini kecil , secara komulatif lama kelamaan jumlahnya akan cukup materiil .Sehingga perlu dipertanggung jawabkan , pada laporan Kas.

Berikut cara membuat item Pembulatan

1.      Dari Lists menu, pilih Item list

2.      Dari tombol Item , pilih New.

3.      Pada Type field , di jendela New Item, pilih Other Charge.

4.      Ketik nama item “Pembulatan”

5.      Kotak Sub Item of biarkan tetap kosong.

6.      Beri tanda Ö pada This is a reimbusable charge

7.      Ketik pada kotak Description on Purchase  Transaction “Pembulatan”

8.      Ketik pada kotak Description on Sales  Transaction “Pembulatan”

9.      Biarkan Kotak Cost dan Sales Price tetap kosong .

10.  Pada kotak Expense Account pilih Acc.8090.Rupa-rupa Kerugian Lainnya.

11.  Pada kotak Income Account pilih Acc.7090.Rupa-rupa Pend.Lainnya

12.  Klik OK

3.      EDITING ITEM

a.     Mengedit keterangan pada Item

Melakukan editing ini harus dalam posisi single-user mode .

Setelah item dibuat , kapan saja dikehendaki , item ini bisa diedit  dengan cara berikut :

1.      Dari the Lists menu, pilih Item List.

2.      Pilih item yang akan diubah.

3.      Dari the Item menu button, pilih Edit.

4.      Ketik perubahan yang diperlukan pada jendela Edit Item.

5.      Klick OK.

b.     Mengedit Type Items

Item yang dapat dapat diedit typenya dalah item non-inventory part atau other charge

Type item ini bisa diubah menjadi type item service, non-inventory part, other charge, inventory part, atau inventory assembly item.

c       Catatan tentang Iventory Item

·          Karena hanya non-inventory parts atau other charge item saja yang bisa diubah ke type item lainnya maka setelah sekali dilakukan perubahan , selanjutnya item perubahan ini tidak bisa diubah kembali ke-type item semula, atau ketype item yang lain.Sebagai contoh , apabila item type other charge item diubah menjadi type inventory part item, selanjutnya tidak akan bisa dilakukan perubahan lagi.

·          Bila item type non-inventory atau other charges item yang telah digunakan dalam suatu transaksi diubah ke type inventory assembly item, maka komponen list pada pada sebagai hasil perubahan tidak bisa diedit.