BAB 5.CHART of ACCOUNT (BAGAN PERKIRAAN)

Ada dua pengertian mengenai accounts ,

Pertama adalah account bank atau rekening bank .

Kedua adalah account yang digunakan dalam pembukuan untuk membukukan macam-macam pendapatan dan macam-macam pengeluaran . Sebagai contoh buatlah account Alat Tulis Kantor untuk membukukan pembelian pensil , buatlah Account Bahan Bakar untuk membukukan pembelian premium , dsb. Semua account ini disusun dalam tabel Chart of Account.

Account yang terdapat pada balance sheet/Neraca disebut "balance sheet accounts." Accounts yang lain membukukan expenses atau income, disebut “expenses / income account”.

Accounts adalah tulang punggung dari sistim akuntansi. Oleh karenanya perlu dimengerti bagaimana ia berfungsi . Bayangkan sepertinya chart of accounts itu sebagai filing cabinet, dengan didalamnya terdapat file-file untuk menyimpan/membukukan setiap informasi akuntansi yang diperlukan . Sebagai contoh ,bila ingin mengetahui berapa banyak uang yang dibelanjakan untuk membeli perangko, maka sebelumnya harus disiapkan sebuah account untuk Postage Expense dalam Chart of Account .

Dianjurkan untuk memberikan nomor Account yang lazim digunakan dalam QuickBooks . Dibawah ini adalah standard penomoran chart of accounts pada QuicBook:

1000 - 1999 Assets

2000 - 2999 Liabilities

3000 - 3999 Equity

4000 - 4999 Income or Revenue

5000 - 5999 Job Costs/Cost of Goods Sold

6000 - 6999 Overhead Costs or Expenses

7000 - 7999 Other Income

8000 - 8999 Other Expense

A        BALANCE SHEET ACCOUNT (NERACA)

Accounts yang ditayangkan pada balance sheet report.terdiri dari accounts , sebagai berikut :

AKTIVA /ASSET

• Bank account
• Accounts receivable
• Other current asset
• Fixed asset,
• Other asset,

PASSIVA

• Accounts payable

·          Other current liability,

·          Credit card

·          Long term liability

• Equity

1.      AKTIVA / ASSET

Aktiva adalah sesuatu yang dimiliki perusahaan. Biasanya dikelompokkan dalam dua grup current assets (aktiva lancar) dan fixed assets (aktiva tetap). Current assets pada umumnya diberi nomor dari 1000 – 1999. Ini adalah asset yang dengan mudah dalam waktu dekat bisa ditunaikan , misalnya , simpanan Bank , Kas , Deposito , Saham , Piutang dan Persediaan .

a.     Bank account

Gunakan type account ini untuk membukukan uang tunai dan atau yang setara uang tunai maupun uang di Bank milik perusahaan yang dikelola untuk aktivitas normal perusahaan baik rupiah maupun Valuta Asing .

Account ini otomatis dibuat oleh QuicBook pada saat pertama kali melakukan pembukuan dengan menggunakan Write Chek.. kemudian bisa dilanjutkan dengan menyusun account lainnya yang diperlukan .Tambahkan satu rekening bank untuk setiap Bank yang dipunyai perusahaan , atau lembaga keuangan yang lain. Kita dapat juga menggunakan jenis account ini untuk kas kecil.

b.     Accounts Receivable account (Piutang Usaha)

Gunakan type account ini untuk membukukan apa saja yang menjadi kewajiban pelanggan kepada perusahaan. QuickBooks menyediakan secara otomatis accounts receivable ini pada saat pertama kali dibuat tagihan/ invoice pada pelanggan .

c.     Other Current Assets account (Aktiva Lancar)

Account type Other Current Assets ini digunakan untuk membukukan asset yang bisa dikonversikan ke tunai dalam jangka waktu satu tahun , misalnya ditunjukkan dalam Account berikut :

d.     Fixed assets account (Aktiva Tetap)

Gunakan type account ini untuk membukukan fixed assets milik perusahaan (assets perusahaan yang berumur pakai lebih dari satu tahun).

e.     Other asset (Asset Lainnya)

Yang dibukukan sebagai Other asset adalah aktiva tak berwujud misalnya , hak cipta , software dll.

2.      PASSIVA

a.     Accounts Payable account (Hutang Usaha)

Accounts Payable yang disingkat dengan A/P digunakan untuk membukukan hutang perusahaan yang belum dibayar kepada vendor .QuickBooks hanya menggunakan satu accounts untuk membukukan semua hutang tersebut

Account Payable ini otomatis ditambahkan oleh QuickBooks kedalam chart of accounts ketika untuk pertama kalinya digunakan Enter Bill untuk membukukan tagihan dari Vendor .

Bila dikehendaki lebih dari satu account bisa dibuat account tambahan ke dalam account chart.. Setelah mempunyai lebih dari satu accounts payable , ketika membukukan enter Bill atau  pay Bill QuickBooks akan meminta untuk memilih account yang mana yang akan digunakan .

b.     Other Current Liabilities account (Hutang Lancar)

Current Liabilities digunakan untuk membukukan kewajiban yang dijadwalkan untuk dibayar di dalam satu tahun, seperti pajak penjualan, pajak penghasilan karyawan, gaji yang ditunda, dan pinjaman jangka pendek

c.     Credit card account (Kredit Cart)

Pembelian , pembayaran tagihan dengan  menggunakan kartu kredit

d.     Long term liability account (Hutang Jangka Panjang)

Kewajiban seperti pinjaman atau hipotik yang dijadwalkan untuk dibayar diatas periode lebih panjang dari satu tahun.

e.     Equity account (Modal)

Equity adalah nilai bersih perusahaan . Misalnya apabila perusahaan dijual kemudian hasil penjualan dibayarkan untuk membayar kewajiban , maka uang sisanya itu adalah Equity.

Equity berasal dari dua sumber , yaitu :

·          Uang yang diinvestasikan kedalam perusahaan

·          Laba atau Rugi dari usaha yang dijalankan .

Oleh karenanya owner juga bisa mengambil uang yang ditanamkan diperusahaan , dengan Owner’s draw akan menyebabkan nilai Equity akan berkurang.

Ketika pertamakali menyiapkan pembukuan perusahaan dengan QuickBooks , QuickBooks otomatis menyiapkan dua macam account Equity Yaitu Opening Balance Eq dan Retain Earning:

Equity accounts lainnya yang bisa ditambahkan .

Equity account yang bisa ditambahkan sesuai dengan kebutuhan antara lain :

·          Owner's equity

·          Owner's draws

·          Capital investment

·          Capital stock

Bila perusahaan dimiliki oleh hanya satu orang , disarankan agar hanya menambah satu equity account saja yaitu account Owner’s draw .

3.      INCOME and EXPENSE ACCOUNT (Pendapatan dan Biaya)

Income dan expense accounts digunakan untuk membukukan sumber dari pendapatan dan kegunaan setiap biaya yang dikeluarkan.

Sebagai contoh, kita tidak hanya membukukan pengeluaran uang dari Kas atau Bank saja , tetapi sekaligus kita harus membukukan pengunaan uang tersebut , misalnya uang dibelanjakan untuk : keperluan pembelian perlengkapan kantor dsb.

a.     Income (Pendapatan)

"Income" atau "revenue" adalah pendapatan dari hasil operasional perusahaan misalnya , jasa profesional atau hasil penjualan produk .

b.     Cost of Goods sold (Harga Pokok Produksi)

Harga Pokok Produksi atau Cost of Goods Sold, adalah semua biaya yang berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan atau proyek , sebagai contoh;

Bila perusahaan membangun rumah , maka Cost of Goods Sold adalah biaya apa saja yang diperlukan untuk membangun rumah , mencakup upah buruh , material, subcontractor, dan sewa peralatan

Bila perusahan memproduksi barang maka Cost of Goods Sold  , mencakup biaya untuk penyimpanan, bahan baku, ongkos kirim,gaji upah buruh untuk menyelesaikan produksi barang tersebut .

c.     Expense (Biaya Operasional)

Expenses, digunakan untuk membukukan biaya yang diperlukan untuk keperluan operasional . Misalnya biaya telpon , asuransi , listrik , air , gaji upah , dll.

d.     Other income (Pendapatan diluar Usaha)

Other Income digunakan untuk membukukan pendapatan dan keuntungan yang diperoleh di luar kegiatan normal perusahaan yang antara lain meliputi .

e.     Other expense (Biaya diluar Usaha)

Kelompok perkiraan ini menampung pengeluaran dan kerugian yang disebabkan oleh transaksi di luar kegiatan normal perusahaan.

4.      EDITING ACCOUNT

Account yang disiapkan oleh QuickBooks dapat dipastikan tidak akan sesuai dengan keperluan pembukuan perusahaan oleh karenanya account tersebut harus diedit untuk penyesuaian

Editing yang dapat dilakukan meliputi :

Mengubah Account Type, Menghapus account , Menjadikan account tidak aktif,

a.     Mengubah Account Type

1.      Dari Lists menu, pilihChart of Accounts

2.      Pilih account yangakan di edit.

3.      Dari Account menu, pilih Edit.

4.      Ubah semua informasi yang ditampilkan padajendela Edit Account sesuai dengan yang dikehendaki.

·          Type tidak bisa diubah bila sebuah account mempunyai sub account.Untukbisa mengubahnya terlebih dahulu subaccount jadikan parent account.

• Dari Type drop-down list, pilih account type yang dikehendaki .
• Perhatian. account A/R (Account Receivable)atau account A/P (Account Payable) tidak bisa diubah ke type account yang lain.

5.      Click OK

b.     Menghapus account

1.      Dari Lists menu, pilih Chart of Accounts

2.      Pilih account yang akan dihapus.

3.      Dari Account button, pilih Delete.

4.      Click OK untuk menyetujui penghapusan account.

c.     Menjadikan account tidak aktif (inactive)

Ketika account dijadikan tidak aktif , QuickBooks tetap menyimpan informasi yang berkaitan dengan account tersebut, akan tetapi account tersebut tidak ditampilkan lagi pada Chart of Account  dan ditiadakan dari drop-down lists .

1.      Dari Lists menu, Pilih Chart of Accounts

2.      Pilih account yang akan  tidak di aktifkan .

3.      Dari tombol Account , pilih Make Inactive

d.     Membuat Account Baru

1.      Dari List menu, pilih Chart of Accounts ® tampil jendela Chart of Account

2.      Dari tombol Account , pilih New

3.      Tampil Jendela ®Add New Account

4.      Pilih Type Account yang akan dibuat Klik Continue.

5.      Tampil jendela Add New Account

6.      Ketik Nomor dan Nama Account dikotak yang disediakan

7.      Klik Save & Close untuk mengahiri atau klik Save & New untuk membuat Account lainnya

5.      CONTOH CHART OF ACCOUNT (Bagan Perkiraan)