BAB4.MENU-MENU PENTING

Berikut adalah menu-menu yang terdapat di jendela QuickBooks dan yang sering digunakan

1        MENU File

Menu–menu penting dari menu File terdiri dari

a.     Menu Back up

Dengan menu Back-up , file perusahaan dapat di Backup kapan saja dikehendaki , dianjurkan Backup dilakukan setiap hari . Backup copy sangatlah penting untuk berjaga-jaga apabila suatu saat data terhapus dengan tidak sengaja , maka data dapat segera diRestore dari Backup copy . Backup bisa diatur jadwalnya secara otomatis , atau secara manual .

b.     Menu Restore

Me-Restore data dari Backup Copy dilakukan apabila :

• File data rusak atau hilang
• Hardisk tidak berfungsi dengan baik.
• Perlu meletakkan data di komputer ditempat lain.
• Mengembalikan data pada waktu file dibuat Back-up copy

c.     Menu Archive & Condense Data

Mengarsip kan dan memampatkan file data (Archive & Condense Data) dilakukan apabila :

File data sudah terlalu besar dan memakan sebagian ruang dalam hard disk.

Diperlukan menghapus Inventory yang sudah tidak dipakai lagi dalam transaksi.

Diperlukan menghapus Item yang sudah tidak terpakai lagi.

Ada detail transaksi yang lampau yang sudah tidak diperlukan lagi dan perlu dimampatkan untuk memperkecil ukuran file.

d.     Menu Utility

Menu Utility terdiri dari menu :

·          Verify Data yang gunanya untuk memeriksa apakah ada problem pada file data .

·          Rebuild Data yang gunanya memperbaiki data yang ada problem.

e.     Menu Accountant's review copy

Misalkan Akuntan dari perusahaan akan membuat beberapa penyesuaian di file data , sedangkan anda tidak menghendaki terganggunya pekerjaan rutin pembukuan , maka jalan keluarnya ialah dengan membuat accountant's review copy  untuk diberikan kepada Akuntan.

Bila penyesuaian telah dilakukan di accountant's review copy oleh Akuntan , maka penyesuaian ini bisa langsung digabung dengan file yang ada .

f.        Menu Printer Setup

Menu ini digunakan untuk mengatur kesesuaian ukuran Form dengan ukuran kertas .

2        MENU Edit

Menu–menu penting dari menu Edit terdiri dari

a.     Menu Use Calculator

Menu ini gunanya untuk menampilkan kalkulator apabila perlu menghitung secara manual.

b.     Menu Advanced Find

Apabila akan melakukan verifikasi dokumen dengan data transaksi yang telah dientry kedalam komputer , maka cara mencari transaksi tersebut dengan cepat , adalah dengan menggunakan menu Advanced Find.

Pencarian cepat dengan Advanced Find dilakukan berdasarkan tanggal transaksi , nilai transaksi , nama customer atau nama Suplier , jenis transaksi, nomor account dsb.

c.     Menu Preference

Menu preference ini harus di jalankan apabila selesai membuat sebuah file perusahaan baru. Menu preference mengandung pilihan-pilihan bagaimana transaksi dalam Quickbooks akan ditrapkan untuk file yang baru dibuat tersebut.

3        MENU List

Menu list digunakan untuk membuka list atau daftar yang antara lain meliputi ;

Dengan membuka masing-masing list , berguna untuk menambah , mengurangi atau menonaktifkan atau sebaliknya , anggota-anggota yang terdapat dalam list

Misalnya akan menambah data Customer , maka terlebih dahulu harus membuka Customer:Job List , baru kemudian menambahkan nama customer baru.

a.     Menu Template

Menu ini berisi contoh-contoh Form , misalnya Form Invoice, Form Sales Receipts dll . Gunakan menu ini untuk mengedit contoh Form yang ada , dan menyimpan hasil editing tersebut.

b.     Menu Memorizing a transaction

Apabila ada transaksi yang berulang pada periode tertentu misalnya pemotongan gaji karyawan atas pinjaman karyawan bersangkutan dengan jumlah yang tetap . Maka transaksi tersebut bisa disimpan di Memorizing transaction agar pada saatnya bisa dipanggil untuk dipergunakan tanpa melakukan data entry lagi.

4        MENU Company

Menu–menu penting dari menu Company terdiri dari

a.     Menu Company Center

Pada menu Company Center, ditampilkan informasi-informasi tentang:

·     Semua saldo account yang terdiri dari : accounts Piutang Usaha , accounts Hutang Usaha, Kas dan Bank, credit card, dan hutang lancar

·     Grafik trend income and expense

·     Customer , yang bisa menampilkan ringkasan mengenai hutang customer , tagihan yang sudah jatuh tempo dsb .

·     Posisi keuangan antara lain tentang : Net profit margin , Current ratio , Debt to Equity ratio

b.     Menu Setup User

Menu ini digunakan oleh Administrtor untuk menambah atau mengurangi nama user dalam jaringan , serta digunakan untuk mengatur otorisasi setiap user dalam melakukan entry data .

Misalnya tidak semua user boleh membuka laporan keuangan , tidak semua user bisa melakukan editing terhadap transaksi yang sudah dibuat , dsb.

c.     Menu Change Your Password

Digunakan untuk mengganti password kapan saja , demi alasan keamanan .

d.     Menu Setup Budget

Menu Setup Budget digunakan untuk menyusun anggaran pada awal tahun anggaran , yang berguna untuk alat kontrol terhadap realisasi anggaran tahun berjalan.

Budget ini dibuat atas dasar account-based .

5        MENU Customers

Menu–menu penting dari menu Customers terdiri dari

a.     Menu Create Invoices

Menu ini digunakan untuk menampilkan Form Invoice yang selanjutnya dipergunakan untuk membuat Invoice yang ditujukan kepada customer

b.     Menu Enter Sales Receipt

Menu ini digunakan untuk menampilkan Form Sales Receipt , yaitu tanda terima pembayaran tunai (kwitansi) yang disampaikan kepada Customer .

c.     Menu Create Estimates

Menu ini digunakan untuk menampilkan Form Estimates , yang bisa mempunyai arti sebagai Form Koontrak denganCustomer

d.     Menu Create Sales Order

Apabila Customer memesan barang kepada perusahaan , baik melalui surat maupun melalui fax , tilpon , e-mail , maka Menu Create Sales Order ini digunakan untuk membukukan pesanan dari Customer tersebut.

e.     Menu Receive Payment

Menu ini digunakan untuk membukukan pembayaran yang diterima dari Customer atas Invoice yang pernah dikirim oleh perusahaan .

6        MENU Vendors

Menu–menu penting dari menu Vendors terdiri dari

a.     Menu Create Purchase Order

Menu ini digunakan untuk membuat Surat Pesanan pembelian barang kepada Vendor / Suplier

b.     Menu Receive Items

Menu ini digunakan untuk membukukan barang pesanan yang telah diterima dari Vendor / Suplier

c.     Menu Enter Bills for Receive Items

Menu ini digunakan untuk membukukan penerimaan nota tagihan dari Vendor / Suplier atas barang yang sudah diterima.

d.     Menu Receive Items & Enter Bills

Menu ini digunakan untuk membukukan penerimaan barang yang disertai nota tagihan dari Vendor / Suplier

e.     Menu Enter Bills

Menu ini digunakan untuk membukukan nota tagihan atas barang yang dibeli tanpa melalui proses pembuatan Surat Pesanan.

f.        Menu Pay Bills

Menu ini digunakan untuk membukukan pembayaran yangtelah diterima oleh Vendor / Suplier

7        MENU Banking

Menu–menu penting dari menu Banking terdiri dari

a.     Menu Write Checks

Menu ini digunakan untuk membukukan pembayaran yang dilaksanakan dengan Checks atau dilaksanakan dengan tunai. Misalnya untuk membukukan pembayaran gaji pegawai , upah kerja dll.

b.     Menu Make Deposit

Menu ini digunakan untuk membukukan transfer uang dari account Undeposit fund ke account Bank

c.     Menu Transfer Fund

Menu ini digunakan untuk membukukan transfer antar rekening Kas & Bank , akan tetapi dengan menu ini tidak bisa dicatat Bukti Kas/Bank Masuk maupun Bukti Kas/Bank Keluar

d.     Menu Reconcile

Menu ini digunakan untuk melakukan reconsiliasi rekening Bank.

8        MENU Report

Menu–menu penting dari menu Report  terdiri dari laporan ;

a.    

Menu Company Financial Report

Terdiri dari laporan

  

b.     Menu Customers & Receivable Report

Terdiri dari laporan :

c.     Menu Sales Report

Terdiri dari laporan :

d.     Menu Vendors & Payable

Terdiri dari laporan :

  

e.     Menu Purchases

Terdiri dari laporan :

f.        Menu Inventory

Terdiri dari laporan :

g.     Menu Accountant & Taxes Report

Terdiri dari laporan :

h.      Menu Budget & Forecast Report

Terdiri dari laporan :

i.        Menu List Report

Terdiri dari laporan:

j.        Menu Memorized Report

Semua report yang dihasilkan dari menu-menu tersebut diatas dapat dimodifikasi , antara lain bisa diubah headernya ke dalam bahasa Indonesia , bisa diubah dengan menambah atau mengurangi kolom dalam laporan sehingga tampilannya berubah sama sekali dari aslinya.

Agar setiap kali bisa menempilkan model laporan tersebut , maka laporan tersebut harus disimpan di memorized report

Contoh report yang sudah di memorized adalah sebagai berikut :