Transaksi dengan Vendor Meliputi
§
Transaksi dengan Suplier (Pengadaan dengan PO).
§
Pembelian Tunai
§
Transaksi dengan Sub-Kon
§
Transaksi dengan Mandor.
|
§
Transaksi Sewa Peralatan
|
Flowchart transaksi
dengan Vendor dalam QuickBooks digambarkan dalam skema sebagai berikut:
1 Pengadaan Barang Dengan PO
1. Pelaksana
proyek membuat Surat Permintaan Barang (SPB).
2. Bagian
Logistik membuat Order Pembelian (Purchase
Order).
3. Bagian
Penerimaan Barang menerima barang yang dipesan dari Supplier , membuat BPB
4. Bagian
Logistik membukukan BPB (Receive
Item)
5. Bagian
Pembukuan membukukan nota tagihan (Receive
Bills) dari Supplier.
6. Kasir/Bendahara
membuat BKK , membayar nota tagihan , dan membukukannya dengan menggunakan (Pay
Bill) kepada Supplier
a. Membuat Purchase Order
Purchase
Order dibuat dengan cara sebagai berikut :
1. Dari
menu Vendor pilih Create Purchase Orders , ®tampil jendela Create Purchase Order
2. Pada
Kotak Vendor , pilih atau ketik nama vendor , ®Tab
3. Pada
kotak Class pilih nama Class ®Tab
4. Kotak
Template biarkan jangan diubah ®Tab
®Tab
5. Pada
kotak Date ketik atau pilih tanggal PO dibuat ®Tab
6. Ketik
pada kotak P.O.No nomor PO , ®Tab
7. Kotak
vendor tidak usak diisi , biasanya secara otomatis akan terisi ®Tab
8. Ketik
pada kolom Item , nama item / barang yang dipesan , misalnya “Semen”, ®Tab
9. Pada
kolom Discribtion otomatis keluar Semen ®Tab
10. Pada kolom Qty
ketik jumlah sak semen yang dipesan ®Tab
11. Pada kolom
Rate harga Satuan ketik harga semen ®Tab
12. Pada kolom
Customer pilih / ketik nama Customer-job
13. Kolom Jumlah harga
otomatis terisi hasil perkalian Qty dengan harga satuan ®Tab
14. Lanjutkan dengan
item lainnya
15. Bila ada lanjutkan
dengan item PPn , bila telah selesai ®Tab
16. Kotak Memo isi
dengan catatan yang diperlukan ®Tab
17. Cetak PO
18. Tekan Save &
New untuk melanjutkan PO Lainnya
19. Tekan Save &
Close untuk mengahiri
b. Membukukan Penerimaan Barang
1. Dari
menu Vendor pilih Receive Item ®
tampil jendela Create Item Receive. ®Enter
2. Ketik
nama Suplier pada kotak Vendor ®
Enter tampil jendela Open PO’s Exist
3. Pilih
Yes ®
tampil jendela Open Purchase Order untuk Suplier bersangkutan
4. Pilih
PO yang barangnya telah ditrima dengan meng Click dibawah tanda cawang Ö®
tekan OK
5. Item
yang kita pesan lewat PO. otomatis tertulis kedalam kolom yang tersedia di
Jendela Receive Item
6. Kita
bisa koreksi quantity apabila barang yang datang jumlahnya kurang dari PO
7. Ketik
nomor bukti tanda terima pada kotak Ref.No
8. Pada
kolom Customer Job pilih nama Job
9. Kotak
Memo jangan diubah isinya (Received Item Bill to follow)
10. Klik Save &
New untuk proses terima barang selanjutnya
11. Klik Save &
Close untuk mengahiri.
c. Membukukan Tagihan dari Supplier
1. Dari
menu Vendor pilih Enter Bills for Receive Items ® tampil jendela Select Item Receipt
2. Pada
kotak Vendor pilih atau ketik nama Vendor (Surya Kencana UD) ® tab
3. Sorot
Bill yang ditagihkan ®klik
(yang dipilih akan diblok hitam)
4. Klik
OK ®tampil
jendela Enter Bill (kotak Bill Received sudah di Ö)
5. Pada
baris Date sesuaikan tanggal dengan tanggal penerimaan Bill
6. Baris
Ref.No ketik nomor tanda terima Bill yang diberikan kepada Suplier.
7. Pada
kotak Memo Ketik catatan yang diperlukan .
8. Klik
Save & Close
d. Membukukan Pembayaran
Setelah
proses pembayaran oleh Kasir kepada Vendor. Segera operator Kasir membukukannya
dengan menggunakan “Pay Bill”.
1.
Dari menu Vendor pilih Pay Bills ®, tampil Jendela Pay Bills
2.
Pada Jendela Pay Bills tertera daftar Bill yang sudah
diterima
3.
Pilih Bill mana yang akan dibayar , dengan cara memberi
tanda cawang dengan meng Click Kolom yang bertanda Ö .
4.
Pada kotak Account pilih dari Bank mana dana berasal
5.
Pilih “Chek” pada kotak Payment Method
6.
Pilih timbol radio Assign Cheque no
7.
Ketik Tanggal pembayaran pada kotak Payment Date.
8.
Klik tombol Pay Selected Bills
9.
Tampil jendela Assign Chek Number
10.
Ketik nomor Bukti Bank Keluar pada kolom Check no. klik OK
11.
Klik Done
2. Pembelian Tunai
Pembelian tunai adalah pembelian dengan uang yang dilakukan oleh
karyawan yang dananya berasal dari kas Kecil atau Kas Deposit , yang kemudian
dipertanggung jawabkan dengan bukti pembelian .
Untuk
membukukan pembelian tunai semacam ini pergunakan Write Chek sebagai berikut
1. Dari
menu Banking pilih Write Checks ®tampil
jendela Write Checks
2. Pada
kotak Bank Account pilih Account Kas , karena pembayaran dilakukan dengan tunai
dari Kas .®Tab
3. Pada
baris No ketik nomor bukti kas keluar ®Tab
4. Pada
field Date ketik atau pilih tanggal yang tertera di bukti pembelian ®Tab
5. Pada
baris Pay to the order of ketik nama toko /suplier ®Tab
6. Apabila
nama toko / suplier belum tercantum didalam daftar Vendor maka akan tampil
jendela Name Not Found ®klik
Quick Add ®tampil
jendela Select Name Type ® klik
tombol radio Vendor® klik
OK
7. Baris
IDR biarkan tetap kosong. ®Tab®Tab
8. Pada
kotak Memo ketikkan penjelasan yang diperlukan.
9. Pilih
Tabulasi Item , atau tekan Alt+m
10.
Pada kolom Item , ketik nama item yang dibeli, ®Tab ®Tab
11. Pada kolom
Discribtion ketik penjelasan tambahan bila diperlukan ®Tab
12. Pada kolom
Qty ketik jumlah item yang dibeli, ®Tab
13. Ketik harga
satuan item pada kolom Cost ®Tab
14. Jumlah
harga akan tampil otomatis pada kolom Amount ®Tab
15. Pada kolom
Customer:Job pilih Job yang sesuai ®Tab
16. Pada kolom
Class Pilih Class yang sesuai ®Tab
17. Lanjutkan
dengan item yang lain ,
18. Bila telah selesai klik Save & New untuk membukukan transaksi
lainnya atau Save & Close untuk mengahiri.
3. Transaksi dengan Sub-Kon
Transaksi dengan Sub-Kontraktor pada
prinsipnya sama dengan transaksi dengan Suplier. Dengan Suplier yang
ditransaksikan adalah barang , sedang dengan Sub-Kontraktor yang ditransaksikan
adalah pekerjaan yang terdiri dari barang dan jasa . Transaksi ini diikat
dengan suatu kontrak kerja , kontrak kerja ini pada prinsipnya sama seperti Order
Pembelian pada transaksi dengan Suplier.
1. SPK
Sub-Kon dibukukan dengan menggunakan Purchase Order
2. Prestasi
dibukukan dengan menggunakan Receive Item with Bills
3. Pembayaran
Prestasi dibukukan dengan menggunakan Pay Bill kepada Supplier
4. Transaksi dengan Mandor (SPK)
Transaksi dengan Mandor pada prinsipnya sama
dengan transaksi dengan Suplier. Dengan Suplier yang ditransaksikan adalah
barang , sedang dengan Mandor yang ditransaksikan adalah jasa kerja borongan
dengan Upah Kerja Borongan yang ditetapkan terlebih dahulu.
Transaksi ini diikat dengan SURAT PERINTAH
KERJA (SPK). SPK ini pada prinsipnya sama seperti Order Pembelian pada
transaksi dengan Suplier.
1. SPK
Mandor dibukukan dengan menggunakan Purchase Order
2. Opname
Mandor dibukukan dengan menggunakan Receive Item with Bills
3. Pembayaran
Opname dibukukan dengan menggunakan Pay Bill kepada Supplier
a.
Membukukan SPK
SPK dibukukan dengan menggunakan Purchase
Order dengan cara yang telah diuraikan pada bab terdahulu,
contoh form Surat Perintah Kerja sebagai berikut.
b.
Membukukan
Opname
Opname pada prinsipnya adalah menerima
jasa dari Mandor sesuai dengan pesanan yang tercantum dalam SPK. Jasa dari
Mandor pada umumnya diterima berangsur-angsur dalam bentuk Opname mingguan.
Oleh karenanya Opname dibukukan dengan
menggunakan Receive Item With Bills , dengan cara yang telah diuraikan pada bab
terdahulu
c.
Membukukan
Pembayaran Opname
Membukukan Pembayaran Opname dibukukan dengan menggunakan Pay
Bills sebagai berikut , dengan cara yang telah diuraikan pada bab
terdahulu
d. Laporan Prestasi Kerja
Dengan
membukukan Pembayaran Opname ,maka akan didapat laporan Prestasi Kerja sebagai
berikut.
Perhatikan
Volume di kolom Memo bandingkan dengan Volume di kolom Qty
5. Sewa Peralatan
Transaksi sewa pada umumnya tidak melalui proses pembuatan
PO . Transaksi sewa bisa identik dengan Pembelian Tunai atau melalui proses
Tagihan yang kemudian dilanjutkan dengan proses Pembayaran , seperti skema
berikut.
a Membukukan Tagihan u/Sewa
1.
Dari menu Vendors pilih Enter Bills ® tampil jendela Enter
Bills
2.
Pada baris Vendor pilih nama Vendor / Suplier ® Tab
3.
Pada kotak Date pilih tanggal sesuai nota tagihan
4.
Bil Due
otomatis terisi
5.
Amount Due otomatis terisi.
6.
Ref No ketik
No Bukti tanda terima tagihan
7.
Pada Memo
ketik penjelasan yang diperlukan
8.
Klik Tabulasi Item
9.
Pada kolom Item pilih item yang disewa ® Tab ® Tab
10.
Kolom Qty isi jumlah item yang disewa kosongkan
11.
Kolom Cost isi dengan harga sewa per unit
12.
Kolom Customer Job isi dengan nama Job yang sesuai
13.
Kolom Class isi dengan nama Class yang sesuai
14.
Save & Close
b Membukukan Pembayaran Tagihan sewa
Setelah proses pembayaran oleh Kasir kepada Vendor. Segera
operator Kasir membukukannya dengan menggunakan “Pay Bill”. Caranya sama
dengan pada bab terdahulu.
1. Dari
menu Vendor pilih Pay Bills ®, tampil Jendela Pay Bills
2. Pada
Jendela Pay Bills tertera daftar Bill yang sudah diterima
3. Pilih
Bill mana yang akan dibayar , dengan cara memberi tanda cawang dengan meng
Click Kolom yang bertanda Ö .
4. Pada
kotak Account pilih dari Bank mana dana berasal
5. Pilih
“Chek” pada kotak Payment Method
6. Pilih
timbol radio Assign Cheque no
7. Ketik
Tanggal pembayaran pada kotak Payment Date.
8. Klik
tombol Pay Selected Bills
9. Tampil
jendela Assign Chek Number
10. Ketik nomor
Bukti Bank Keluar pada kolom Check no.
klik OK
11. Klik Done
Tidak ada komentar:
Posting Komentar